PORTARIA Nº 2.758, 18 DE NOVEMBRO DE 2013

Institui o Processo Eletrônico de Compras (PEC) no âmbito do Ministério da Saúde.

O MINISTRO DE ESTADO DA SAÚDE, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da Constituição, e

Considerando a Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, que institui normas para licitações e contratos da Administração Pública;

Considerando a Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal;

Considerando o Decreto nº 3.555, de 8 de agosto de 2000, que aprova o regulamento para a modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns;

Considerando o Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005, que regula o Pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns;

Considerando o Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012, que regula os procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo;

Considerando o Decreto nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013, que regula o Sistema de Registro de Preços;

Considerando a Portaria nº 3, de 16 de maio de 2003, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (SLTI/MPOG), que orienta os órgãos da Presidência da República, Ministérios, autarquias e fundações integrantes do Sistema de Serviços Gerais (SISG) quanto aos procedimentos relativos às atividades de comunicações administrativas, para utilização do número único de processos e documentos;

Considerando a Portaria nº 1.864/GM/MS, de 4 de agosto de 2011, que dispõe sobre a gestão de documentos no âmbito dos órgãos do Ministério da Saúde;

Considerando a Portaria nº 24/SAA/SE/MS, de 8 de setembro de 2000, que institui e regulamenta o Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo do Ministério da Saúde (SIPAR); e

Considerando a necessidade de conferir maior celeridade e eficiência, além de regulamentar e padronizar a tramitação eletrônica de procedimentos de aquisição de insumos estratégicos para a saúde (IES), bens e serviços e respectivos contratos no âmbito do Ministério da Saúde, resolve:

Art. 1º Esta Portaria institui o Processo Eletrônico de Compras (PEC) no âmbito do Ministério da Saúde.

Art. 2º Para fins desta Portaria, considera-se:

I - arquivo eletrônico: repositório de documentos e/ou de processos eletrônicos ou digitalizados;

II - documento eletrônico: documento produzido sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de processo de digitalização;

III - processo eletrônico: conjunto de documentos eletrônicos e atos processuais organicamente acumulados no curso de um processo de aquisição de bens e serviços no Ministério da Saúde;

IV - usuário interno: servidor público em exercício no Ministério da Saúde que tenha acesso, de forma autorizada, ao PEC;

V - usuário colaborador: prestador de serviço terceirizado ou qualquer outro colaborador do Ministério da Saúde que tenha acesso, de forma autorizada, ao PEC;

VI - usuário externo: qualquer cidadão ou pessoa jurídica que tenha acesso, de forma autorizada, a informações produzidas no âmbito PEC e que não seja caracterizado como usuário interno ou colaborador;

VII - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, mediante "login" e senha, com vistas a firmar determinado documento com sua assinatura;

VIII - tarefa: etapa do processo executada individualmente por um usuário interno;

IX - área competente: área que detém atribuição regimental afeta ao assunto principal tratado em determinado documento; e

X - perfil de acesso: possibilidade de permissão para visualização ou operacionalização do PEC.

Art. 3º O PEC constitui-se em meio informatizado de operacionalização eletrônica para aquisição de insumos estratégicos para a saúde (IES) e de bens e serviços administrativos e de tecnologia da informação no Ministério da Saúde, por intermédio de procedimento licitatório ou contratação direta.

§ 1º Cada processo criado no PEC será registrado no Sistema Integrado de Protocolo de Arquivo (SIPAR) pela área competente.

§ 2º O PEC está disponível para usuários internos, colaboradores e externos, com os perfis de acesso definidos no art. 6º.

§ 3º O PEC engloba a fase interna do procedimento licitatório e da contratação direta, observadas as competências estabelecidas no Regimento Interno do Ministério da Saúde e sem prejuízo das etapas realizadas nos sistemas de informação sob gestão do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

§ 4º A realização de atos processuais nos sistemas de informação sob gestão do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão será informada no PEC.

§ 5º As notas de empenho relativas à contratação, o contrato assinado e os documentos referentes à garantia contratual serão incluídos no PEC por documento eletrônico resultante de processo de digitalização, sem prejuízo da formalização de processo físico para acompanhamento da execução contratual.

Art. 4º São diretrizes do PEC:

I - garantia da confiabilidade e integridade das informações relativas a documentos e processos realizados;

II - transparência;

III - facilidade e agilidade na obtenção de informações gerenciais e de caráter estratégico relativas a documentos e processos de aquisição de IES, bens e serviços administrativos e de tecnologia da informação;

IV - celeridade no andamento processual e na movimentação de documentos no Ministério da Saúde; e

V - adoção de práticas de gestão alinhadas com os princípios da sustentabilidade e com a redução dos impactos ambientais decorrentes da atividade institucional.

Art. 5º O PEC está disponível para usuários internos, colaboradores e externos, e contempla, entre outras, as seguintes funcionalidades:

I - assinatura eletrônica de documentos produzidos eletronicamente ou resultantes de digitalização;

II - instrução e gestão de informações, documentos e processos;

III - comunicações e demais atos processuais; e

IV - intercâmbio eletrônico de informações com as áreas competentes.

§ 1º As tarefas do PEC possuem numeração única cronológica e automática produzida pelo sistema.

§ 2º A inserção de documentos eletrônicos no PEC por usuário interno e colaborador implica assinatura eletrônica.

Art. 6º Os perfis de acesso ao PEC são os seguintes:

I - visualização parcial: visualização de parte dos processos ou de um processo específico;

II - visualização plena: visualização de todos os processos constantes do PEC;

III - operação do sistema: execução das tarefas que lhe sejam afetas; e

IV - órgão credenciador: credenciamento de usuários e definição de tarefas e funcionalidades necessárias ao sistema, a partir de solicitação do titular da área competente.

§ 1º Os usuários colaboradores e externos somente poderão ser credenciados com o perfil de visualização parcial.

§ 2º O perfil de órgão credenciador cabe ao Departamento de Logística em Saúde (DLOG/SE/MS) e à Subsecretaria de Assuntos Administrativos (SAA/SE/MS), observadas as atribuições definidas no Regimento Interno do Ministério da Saúde.

§ 3º Os titulares das áreas competentes poderão propor ao órgão credenciador a alteração de tarefas e funcionalidades do sistema.

Art. 7º Para utilização do PEC é necessário credenciamento do usuário, mediante o cadastramento de conta de identificação única junto ao órgão credenciador, com a utilização de senha pessoal e intransferível e observados os perfis de acesso definidos no art. 6º.

§ 1º O credenciamento de usuário interno ou colaborador dar-se-á a partir de solicitação do titular da área competente ao órgão credenciador, com a indicação das seguintes informações:

I - matrícula funcional;

II - número no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF);

III - número no Registro Geral de Identificação (RG); e

IV - indicação do perfil necessário.

§ 2º O credenciamento de usuário externo dar-se-á a partir de provocação do próprio interessado, que deverá formalizar pedido por escrito dirigido ao DLOG/SE/MS ou à SAA/SE/MS, observadas as competências definidas no regimento interno do Ministério da Saúde, contendo as mesmas informações descritas no § 1º.

§ 3º A indicação do perfil de visualização plena deverá ser motivada.

§ 4º O credenciamento importará na aceitação das condições regulamentares que disciplinam o PEC, previstas nesta Portaria, responsabilizando- se o usuário pelo uso indevido da solução de tecnologia da informação.

Art. 8º O descredenciamento do usuário do PEC dar-se-á:

I - por solicitação expressa do usuário;

II - em razão de uso indevido ou do descumprimento das condições regulamentares que disciplinam sua utilização; e

III - a critério da Administração, mediante ato motivado.

Art. 9º As tarefas são realizadas no PEC mediante a inserção de um documento eletrônico ou pela utilização de funcionalidade do sistema.

§ 1º As tarefas praticadas no PEC são consideradas realizadas no dia e hora registrados pelo sistema, conforme horário oficial de Brasília.

§ 2º Cada documento eletrônico deve conter um único documento.

§ 3º O nome atribuído ao documento eletrônico deve ser coincidente com o seu conteúdo, com vistas a facilitar a compreensão do histórico do processo.

Art. 10. Os processos e os documentos eletrônicos do PEC, inclusive os resultantes de digitalização, serão produzidos, armazenados e assinados em meio eletrônico, em ambiente seguro e por meio de tecnologia que garanta a integridade, a autenticidade e a disponibilidade das informações.

§ 1º O PEC deve contemplar os procedimentos e os controles de segurança da informação previstos no Ministério da Saúde.

§ 2º Uma vez incluído no PEC, o documento eletrônico não poderá sofrer qualquer alteração, inclusive por parte do usuário responsável pela sua inclusão.

Art. 11. Os documentos eletrônicos produzidos no PEC têm autoria, autenticidade e integridade asseguradas, nos termos da Lei, mediante utilização de:

I - assinatura eletrônica; ou

II - certificado digital.

§ 1º A assinatura eletrônica e o certificado digital são de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§ 2º O uso de certificado digital será obrigatório para os responsáveis por atos que gerem efeitos externos ao Ministério da Saúde.

Art. 12. O uso inadequado do PEC fica sujeito à apuração de responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

Art. 13. Os documentos serão tramitados no PEC exclusivamente em meio eletrônico, e atenderão os requisitos de autenticidade, integridade e validade jurídica.

§ 1º Documentos formalizados em meio físico serão digitalizados e anexados ao PEC pelo usuário responsável.

§ 2º O documento em meio físico objeto de digitalização para inclusão no PEC será mantido pela área competente pelo prazo de retenção devido, de acordo com a legislação vigente.

Art. 14. Os documentos anexados ao PEC são considerados originais para todos os efeitos legais a partir da conclusão da tarefa.

Parágrafo único. A conversão de documentos em papel para o meio eletrônico observará os procedimentos e os controles de segurança da informação previstos na legislação pertinente.

Art. 15. A autuação de processos eletrônicos dispensa a realização de procedimentos típicos de processo físico, tais como capeamento, inclusão de termo de abertura, numeração de folhas e aposição de etiqueta padronizada.

Art. 16. O tratamento arquivístico, inclusive a eliminação de documentos e processos eletrônicos, observará os procedimentos de gestão documental adotados no âmbito do Ministério da Saúde.

§ 1º A gestão de documentos eletrônicos orienta-se pelos critérios da integridade e da disponibilidade das informações produzidas e custodiadas pelo Ministério da Saúde, respeitados os requisitos legais e os princípios de segurança da informação.

§ 2º Ato específico definirá plano de preservação de documentos eletrônicos.

§ 3º A eliminação de documentos e processos eletrônicos será realizada após a aprovação pelo Arquivo Nacional, conforme procedimento previsto na legislação vigente.

Art. 17. Compete ao Departamento de Informática do SUS ( DATASUS/ SGEP/ MS):

I - implementar as tarefas e funcionalidades definidas pelos órgãos credenciadores;

II - prover a contínua atualização tecnológica necessária à implantação plena e efetiva do PEC; e

III - garantir a guarda dos documentos eletrônicos por meio de contínuos "back up" do banco de dados e de infraestrutura de armazenamento ("storage").

Art. 18. Compete à Coordenação-Geral de Documentação e Informação da Subsecretaria de Assuntos Administrativos (CGDI/ SAA/SE/MS) emitir orientações sobre os procedimentos de gestão documental no âmbito do PEC.

Art. 19. Os órgãos do Ministério da Saúde sediados fora da cidade de Brasília/DF disporão do prazo de 180 (cento e oitenta) dias, a contar da data de publicação desta Portaria, para iniciar a utilização do PEC.

Art. 20. Ficam convalidados os atos praticados no PEC até a data de publicação desta Portaria, desde que sua finalidade tenha sido alcançada.

Art. 21. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ALEXANDRE ROCHA SANTOS PADILHA