PORTARIA Nº 239, DE 17 DE MARÇO DE 2011

Dispõe sobre as normas e procedimentos a serem adotados, para a realização de eventos pelos órgãos da administração direta do Ministério da Saúde.

A SECRETÁRIA EXECUTIVA DO MINISTÉRIO DA SAÚDE, no uso de suas atribuições legais, contidas no inciso II do Art. 48 do Anexo I ao Decreto nº 7.336, de 19 de outubro de 2010, e

Considerando a prevalência do interesse público, com observância aos princípios da eficiência, eficácia e economicidade, sem prejuízo do cumprimento da missão institucional; e

Considerando, ainda, que ao administrador público compete gerenciar os recursos federais com transparência, zelo e ética, observando para tanto os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade e da probidade administrativa, objetivando dessa forma demonstrar a boa e regular aplicação dos recursos públicos, resolve:

Art. 1º Esta Portaria estabelece normas e procedimentos a serem adotados, para a realização de eventos pelos órgãos do Ministério da Saúde.

Art. 2º As fases do procedimento estabelecido nesta Portaria deverão ser obedecidas, para a execução eficaz dos contratos cujo objeto seja a prestação dos serviços de planejamento, elaboração, organização, promoção, fornecimento de infra-estrutura e execução de eventos para o Ministério da Saúde (MS).

CAPÍTULO I

DOS CONCEITOS

Art. 3º Para efeito desta Portaria consideram-se os seguintes conceitos:

I - Plano de Demandas: proposta apresentada por órgão do MS, contemplando os eventos que pretende realizar no período de um ano; e

II -Programação Anual de Eventos: documento aprovado pela Secretaria-Executiva do MS (SE/MS), com base no plano de demandas consolidado, contemplando todos os eventos a serem realizados no ano.

CAPÍTULO II

DAS FASES DO PROCEDIMENTO

Art. 4º Para efeito desta Portaria ficam estabelecidas as seguintes fases do procedimento a serem adotados para a realização de eventos pelos órgãos do MS:

I - recebimento e consolidação dos Planos de Demandas pela Subsecretaria de Assuntos Administrativos (SAA/SE/MS), gerando após sua aprovação pela SE/MS a Programação Anual de Eventos;

II - emissão do TR pelos respectivos órgãos;

III -recebimento e processamento do TR pela SAA/SE/MS;

IV - realização do evento;

V - relatório Técnico Conclusivo (RTC); e

VI - pagamento.

Seção I

Do Plano De Demandas

Art. 5º Os órgãos demandantes de eventos deverão encaminhar à SAA/SE/MS até o dia 30 (trinta) de abril de cada ano, o Plano de Demandas dos eventos que pretendam realizar no exercício seguinte, contendo os seguintes elementos:

I - título do evento;

II - órgão demandante;

III - tipo de evento;

IV - mês de realização de evento;

V - e-mail do responsável pelo evento;

VI - custo estimado;

VII - orçamento previsto para realização de eventos, informando a funcional-programática respectiva;

VIII - público estimado; e

IX - local (Município/UF) onde será realizado o evento.

Parágrafo único. A SAA/SE/MS fará a consolidação dos Planos de Demandas de Eventos e o encaminhará para aprovação da Secretaria-Executiva.

Seção II

Da Programação Aanual De Eventos

Art. 6º A Programação Anual de Eventos do MS contemplará os eventos a serem realizados no período de 1 (um) ano, aprovada pela SE/MS.

Art. 7º A SE/MS após análise e aprovação, encaminhará a Programação Anual de Eventos à SAA/SE/MS, para acompanhamento e execução.

Parágrafo único - A realização de evento que não conste na Programação Anual de Eventos dependerá de autorização prévia da SE/MS, a qual não exime o órgão demandante de cumprir a fase prevista no inciso II dor art. 4º desta Portaria.

Seção III

Emissão Do Termo De Referência

Art. 8º Uma vez aprovada a Programação Anual de Eventos, o órgão demandante deverá emitir e encaminhar o TR, este de acordo com art. 15 da Instrução Normativa nº 2, de 30 de abril de 2008, à SAA/SE/MS, observados os seguintes prazos de antecedência à realização dos eventos:

I -30 (trinta) dias para eventos com até 50 (cinqüenta) participantes;

II - 60 (sessenta) dias para eventos com até 500 (quinhentos) participantes; e

III - 90 (noventa) dias para eventos com mais de 500 (quinhentos) participantes.

Art. 9º A solicitação de alterações no TR encaminhado deverá obedecer aos seguintes prazos:

I -7 (sete) dias para eventos com até 50 (cinqüenta) participantes;

II - 14 (quatorze) dias para eventos com até 500 (quinhentos) participantes; e

III - 21 (vinte e um) dias para eventos com mais de 500 (quinhentos) participantes.

§1º -O cálculo dos recursos necessários à realização do evento deverá ser realizado exclusivamente com base na relação de itens contratados.

§2º - A não observância dos prazos previstos nos artigos, 8º e 9º desta Portaria poderá vir a comprometer a realização do evento na data prevista.

Seção IV

Do Recebimento e Processamento Do TR Pela SAA/SE/MS

Art. 10. Após o recebimento do TR pela SAA/SE/MS, o seu processamento consiste das seguintes etapas:

I - analisar a conformidade com a Programação Anual de Eventos;

II - analisar previamente o TR em conformidade com os itens contratados;

III - autuar, individualmente, cada TR;

IV - encaminhar o TR à contratada para cotação;

V - acompanhar e intermediar as interações com a contratada, podendo ter a participação do órgão demandante na definição da melhor proposta para realização do evento;

VI - concluir a instrução dos autos e enviar o processo à área responsável para solicitação de disponibilidade orçamentária e emissão de empenho;

VII - encaminhar cópia da Nota de Empenho para a contratada, autorizando o evento; e

VIII - recebimento da nota fiscal atestada pela área demandante, e o Relatório Técnico Conclusivo.

Seção V

Da Realização Do Evento

Art. 11. A realização do evento obedecerá a todas as informações, bem como ao cronograma constantes no TR.

§ 1º O acompanhamento da realização do evento será efetuado pelo órgão demandante, por meio da participação de seus técnicos, do fiscal do contrato, ou, eventualmente, de integrantes da SAA/SE/MS.

§ 2º O fiscal do contrato orientará os responsáveis pelo acompanhamento do evento quanto à obrigatoriedade de apresentação do RTC, que comporá a fase de pagamento.

Seção VI

Do Relatório Técnico Conclusivo

Art. 12. O órgão demandante deverá elaborar e encaminhar à SAA/SE/MS, no prazo de até 10 (dez) dias contados da data de encerramento do evento, o RTC no qual constará as seguintes informações e avaliações dos serviços prestados pela contratada:

I - sumarização do evento e informação da data, local e atividades realizadas no curso do evento;

II -descrição da infra-estrutura e instalações do evento, especificando-se, quando possível, os quantitativos de materiais, recursos humanos e equipamentos utilizados,

III - avaliação qualitativa da execução do evento;

IV - avaliação da agilidade e eficiência na solução dos problemas apresentados;

V - avaliação da coordenação do evento;

VI - avaliação do fluxo de comunicação entre o contratante e a contratada; e

VII -avaliação técnica quanto ao alcance dos objetivos e metas do evento.

§ 1º Na hipótese de descumprimento da obrigação prevista no caput deste artigo, o órgão demandante ficará impedido de realizar novo evento, até que seja entregue o RTC do evento anteriormente realizado.

Seção VII

Do Pagamento

Art. 13. A aprovação do RTC pela SAA/SE/MS, é condição indispensável para que ocorra o efetivo pagamento do evento.

§ 1º As notas fiscais deverão ser apresentadas à SAA/SE/MS que fará sua juntada ao processo e a encaminhará ao fiscal do respectivo órgão demandante, para exame da conformidade dos serviços prestados e o devido atesto.

§ 2º Após o atesto, o fiscal do órgão demandante devolverá o processo à SAA/SE/MS, acompanhado do Relatório Técnico Conclusivo. § 3º Instruído o processo, a SAA/SE/MS o encaminhará para pagamento.

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 14. A fase de pagamento compreende a liquidação e o efetivo pagamento à contratada das despesas relativas aos eventos.

Art. 15. As notas fiscais relativas ao evento deverão ser apresentadas à SAA/SE/MS, que ficará responsável pela juntada ao procedimento, bem como pelo seu encaminhamento ao fiscal do respectivo órgão demandante, para exame da conformidade dos serviços prestados e o devido atesto.

Art. 16. Uma vez concedido o atesto, o fiscal do órgão demandante devolverá o procedimento à SAA/SE/MS, acompanhado do RTC.

Art. 17. Após instrução do procedimento, a SAA/SE/MS o encaminhará à DIOF/CGMAP/SAA/SE/MS para pagamento.

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