PORTARIA Nº 14, DE 6 DE JUNHO DE 2014

Institui a Comissão Científica e a Comissão Organizadora para organização anual da Mostra Nacional de Experiências Bem-Sucedidas em Epidemiologia, Prevenção e Controle de Doenças (EXPOEPI).

O SECRETÁRIO DE VIGILÂNCIA EM SAÚDE, no uso das atribuições que lhe confere o art. 55, do Anexo do Decreto nº. 8.065, de 7 de agosto de 2013, e

Considerando a Portaria SVS/MS nº 21, de 18 de maio de 2006, que instituiu a Mostra Nacional de Experiências Bem-Sucedidas em Epidemiologia, Prevenção e Controle de Doenças (EXPOEPI) anual; e

Considerando a Portaria SE/MS nº 239, de 17 de março de 2011, que dispõe sobre as normas e procedimentos a serem adotados, para a realização de eventos pelos órgãos da administração direta do Ministério da Saúde, resolve:

Art. 1º Fica instituída a Comissão Científica e a Comissão Organizadora para o planejamento, organização e realização da Mostra Nacional de Experiências Bem-Sucedidas em Epidemiologia, Prevenção e Controle de Doenças (EXPOEPI), que acontece anualmente.

Parágrafo único. O acompanhamento da realização do evento será efetuado pela Comissão Científica e Comissão Organizadora, por meio da participação do fiscal do contrato, eventualmente, de integrantes da Subsecretaria de Assuntos Administrativos (SAA/SE/MS).

Art. 2º A Comissão Científica será composta pela Coordenação Geral de Desenvolvimento da Epidemiologia em Serviço (CGDEP/DEGEVS/SVS/MS) da seguinte forma:

I - Coordenação;

II - Grupo técnico de triagem

III - Grupo técnico de seleção; e

IV - Subcomissão técnico-científica.

Art. 3º Compete à coordenação da Comissão Científica:

I - elaborar, divulgar e executar as atividades relacionadas à Mostra e a sua programação científica.

II - elaborar, implementar e divulgar o edital da Expoepi;

III - identificar os temas de interesse em vigilância em saúde para compor a programação do evento e elaborar a programação científica, para aprovação do Secretário de Vigilância em Saúde;

IV - coordenar e acompanhar o envio dos convites e a confirmação dos convidados da programação científica e dos finalistas da Mostra;

V - constituir e coordenar as atividades dos grupos de trabalho específicos da comissão científica para triagem e seleção dos finalistas;

VI - conduzir as atividades científicas da Mostra Competitiva, exposição de pôsteres e painéis científicos;

VII - validar os resultados da Mostra Competitiva e submetêlos à aprovação do Secretário de Vigilância em Saúde;

VIII - divulgar por meio de portarias específicas os vencedores da Mostra Competitiva; e

IX - organizar e divulgar os resumos das experiências, trabalhos e intervenções sociais finalistas apresentados na Expoepi nos seus Anais.

Art. 4º Compete ao Grupo técnico de triagem:

I - analisar a observância dos critérios de elegibilidade em consonância com o edital; e

II - confirmar as propostas elegíveis por áreas definidas no edital.

Art. 5º Compete ao Grupo técnico de seleção selecionar as experiências, os trabalhos e as intervenções sociais finalistas de acordo com os critérios definidos no edital.

Art. 6º Compete à Subcomissão técnico-científica:

I - recepcionar e orientar os palestrantes sobre a organização definida para o evento;

II - assessorar os palestrantes durante o evento;

III - organizar a sessão e o processo de votação da Mostra Competitiva;

IV - organizar a sessão de pôsteres; e

V - acompanhar, em articulação com a Comissão Organizadora e suas subcomissões, as condições necessárias de infraestrutura e logística para o desenvolvimento das atividades científicas.

Art. 7º A Comissão Organizadora será composta da seguinte forma:

I - Coordenação Geral;

II - Subcomissão de Hospedagem;

III - Subcomissão de Transporte;

IV - Subcomissão de Salas;

V - Subcomissão de Área de Exposição;

VI - Subcomissão de Credenciamento;

VII - Subcomissão de Almoxarifado;

VIII - Subcomissão de Cerimonial;

IX - Subcomissão de Comunicação Social; e

X - Subcomissão de Limpeza, Alimentação e Bebidas.

Parágrafo único. Os representantes das Subcomissões serão indicados pelos dirigentes ao Coordenador do Núcleo de Eventos da Secretaria de Vigilância em Saúde (NEC/SVS/MS).

Art. 8º A Coordenação da Comissão Organizadora será composta por um Coordenador Geral e 6 (seis) representantes do Núcleo de Eventos da Secretaria de Vigilância em Saúde (NEC/SVS/MS), sendo sua competência:

I - elaborar o Termo de Referência do evento em conjunto com alinhado a Comissão Científica e o Secretário de Vigilância em Saúde;

II - coordenar as atividades de infraestrutura, tais como montagem de estandes, salas, exposição, espaço para alimentação e sinalização e;

III - coordenar as atividades de logística de hospedagem, transporte, emissão de passagens aéreas, com o envio das informações aos participantes referentes ao seu deslocamento e estadia durante o período do evento;

IV - realizar o envio dos convites aos participantes;

V - definir e aplicar, em conjunto com a Assessoria de Comunicação (ASCOM/GM/MS)/Publicidade, a identidade visual do evento nos produtos de comunicação;

VI - elaborar o conteúdo para o hotsite do evento; e

VII - manter atualizado o banco de dados dos participantes do evento.

Art. 9º A Subcomissão de hospedagem será composta por um representante para cada hotel onde tenha participantes hospedados, sendo sua competência:

I - acompanhar a entrada (check-in) e saída (check-out) dos participantes no estabelecimento hoteleiro;

II - entregar a carta de boas-vindas no momento da chegada ao hotel;

III - colher assinatura na lista de hospedagem;

IV - solucionar os problemas referentes à hospedagem juntamente com a empresa contratada; e

VI - apresentar Relatório Conclusivo detalhado, ao final do evento, acerca da hospedagem dos participantes.

Art. 10. A Subcomissão de Transporte será composta por 4 (quatro) representantes, sendo sua competência:

I - coordenar os serviços de traslado (aeroporto/hotel/aeroporto; hotel/local do evento/hotel), juntamente com a empresa contratada para realização do evento; e

II - apresentar Relatório Conclusivo detalhado, ao final do evento, acerca dos serviços de traslado dos participantes.

Art. 11. A Subcomissão de Salas será composta por representantes, conforme a quantidade de salas estabelecida para o desenvolvimento das atividades programadas para a realização do evento, sendo sua competência:

I - coordenar e acompanhar a montagem das salas e demais infraestruturas, de acordo com planta baixa e layout;

II - coordenar e acompanhar a instalação dos equipamentos, verificando o funcionamento dos mesmos; e

III - apresentar ao final do evento Relatório Conclusivo detalhado, contendo planta baixa, layout, fotos que comprovem as estruturas montadas nas salas e demais equipamentos instalados.

Art. 12. A Subcomissão de Área de Exposição será composta por 2 (dois) representantes, sendo sua competência:

I - acompanhar a montagem da área de exposição, de acordo com a planta baixa e layout;

II - retirar do almoxarifado os materiais a serem distribuídos na área de exposição;

III - coordenar as equipes do Ministério da Saúde e das vinculadas que irão trabalhar nos estandes; e

IV - apresentar ao final do evento Relatório Conclusivo detalhado, contendo planta baixa, layout, fotos que comprovem as estruturas montadas nos estandes e demais equipamentos instalados.

Art. 13. A Subcomissão de Credenciamento será composta por 1 (um) representante, sendo de sua competência:

I - acompanhar a instalação do banco de dados dos participantes;

II - coordenar os recepcionistas do credenciamento;

III - coordenar a entrega de material aos participantes, no ato do credenciamento;

IV - solucionar problemas relativos ao credenciamento, juntamente com a Coordenação da Comissão Organizadora e empresa contratada para realização do evento; e

V - apresentar ao final do evento Relatório Conclusivo detalhado, contendo o controle dos participantes credenciados durante o período do evento.

Art. 14. A Subcomissão de Cerimonial será composta por 3 (três) representantes, sendo sua competência:

I - organizar as cerimônias do evento;

II - prestar assessoria ao Presidente da Mostra;

III - recepcionar os homenageados e autoridades presentes no evento;

IV - receber e realizar a conferência dos troféus a serem entregues aos vencedores das mostras competitivas; e

V - acompanhar e organizar, juntamente com a Comissão Científica, a programação do evento.

Art. 15. A Subcomissão de Almoxarifado será composta por um representante, sendo sua competência:

I - receber, controlar e entregar os materiais a serem distribuídos no estande e no credenciamento; e

II - apresentar relatório acerca do material recebido e distribuído durante o evento.

Art. 16. A Subcomissão de Comunicação Social será composta por 4 (quatro) representantes, sendo sua competência:

I - divulgar informações sobre o evento nos canais de comunicação do Ministério da Saúde, por meio das áreas Imprensa, Publicidade, Redes Sociais e Comunicação Interna, de acordo com as informações da Comissão Organizadora; e II - propor e desenvolver Produtos Editoriais.

Art. 17. A Subcomissão de Limpeza, Alimentação e Bebidas será composta por 2 (dois) representantes, sendo sua competência:

I - controlar, diariamente, as listas de refeições (almoço), por meio de leitor óptico;

II - verificar e coordenar a execução dos itens solicitados no cardápio para a alimentação do evento, assim como cumprimento dos horários estabelecidos;

III - verificar a execução do serviço de limpeza no local do evento; e

IV - apresentar ao final do evento Relatório Conclusivo detalhado.

Art. 18. Os relatórios elaborados pelas Subcomissões serão encaminhados ao fiscal do contrato, para subsidiar a elaboração do Relatório Técnico Conclusivo, conforme art. 12 da Portaria SE/MS nº 239, de 17 de março de 2011.

Art. 19. As funções dos representantes das comissões e subcomissões não serão remuneradas e seu exercício será considerado serviço público relevante.

Art. 20. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

JARBAS BARBOSA DA SILVA JÚNIOR