INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 15, DE 04 DE JANEIRO DE 2005

Dispõe sobre os procedimentos para encaminhamento de informações do cadastro de beneficiários das operadoras de planos de assistência à saúde para o Sistema de Informações de Beneficiários da Agência Nacional de Saúde Suplementar e dá outras providências.

O Diretor responsável pela Diretoria de Desenvolvimento Setorial da Agência Nacional de Saúde Suplementar – DIDES/ANS, no uso de suas atribuições e tendo em vista o disposto no art. 8º da Resolução Normativa – RN n. º 88, de 04 de janeiro de 2005 e no art. 65, inciso I, alínea ‘a', do anexo I, da RN nº 81, de 2004 resolve:

Art.1º - O encaminhamento de informações cadastrais de beneficiários das operadoras de planos privados de assistência à saúde para a Agência Nacional de Saúde Suplementar – ANS, assim como as eventuais atualizações e adequações, observará, quanto à geração e transferência de arquivos, o disposto na Resolução Normativa – RN n. º XX/2004 e nesta Instrução Normativa.

§1º Os modelos, as rotinas e o aplicativo de geração e transmissão de arquivos de informações cadastrais de beneficiários integram o Sistema de Informações de Beneficiários – SIB.

§ 2º Consideram-se beneficiários os titulares, os dependentes e qualquer um que tenha alguma espécie de vínculo com o plano privado de assistência à saúde.

Art. 2º - As informações cadastrais de beneficiários titulares e dependentes, bem como as suas respectivas atualizações mensais, deverão ser encaminhadas em arquivo magnético pelas operadoras à ANS unicamente pela rede Internet, utilizando para tal o aplicativo do SIB.

Parágrafo único: Encontram-se disponíveis no endereço eletrônico www.ans.gov.br os anexos I, II, III e IV desta Instrução Normativa, que devem ser retirados para consulta ou cópia, e o aplicativo do SIB, que deve ser retirado para utilização.

Art. 3º - A ANS disponibilizará às operadoras senhas individuais que permitirão a utilização do aplicativo do SIB e a obtenção dos arquivos de devolução e de conferência.

§ 1º As orientações para obtenção das senhas individuais, bem como para obtenção, instalação e utilização do aplicativo do SIB, estão descritas no Anexo II desta Instrução Normativa.

§ 2º As orientações quanto ao formato e descrição dos arquivos de dados de beneficiários encontram-se descritas no Anexo III desta Instrução Normativa.

Art. 4º - O processo de encaminhamento das informações cadastrais dos beneficiários, bem como as respectivas atualizações mensais, observará o calendário de eventos do Anexo I desta Instrução Normativa e o que se segue:

I - na primeira transmissão, as operadoras deverão enviar à ANS arquivo de atualização contendo as informações cadastrais da totalidade de beneficiários ativos existentes em sua carteira ou a informação de inexistência de beneficiários.

II - nas transmissões mensais subseqüentes, as operadoras deverão enviar arquivo de atualização contendo as informações de atualização mensal, informando, apenas as alterações ou correções de dados cadastrais, bem como inclusões, reinclusões e exclusões de beneficiários ocorridas na respectiva competência mensal ou a informação de inexistência das mesmas.

III - as operadoras que não possuem beneficiários em sua carteira e aquelas que possuem beneficiários, mas não tiveram alterações cadastrais, deverão informar essa situação, utilizando os procedimentos previstos no aplicativo do SIB.

Art. 5º - Finalizada a transmissão, será disponibilizado protocolo com as informações sobre o envio do arquivo de atualização, especificando que a operação foi realizada com sucesso, sendo que o formato e o conteúdo do arquivo serão submetidos à crítica da ANS.

Art. 6º - Uma vez processadas as informações de beneficiários recebidas, a ANS disponibilizará às operadoras, por meio de aplicativo do SIB, entre o dia 20 e o último dia de cada mês, o arquivo de devolução, que registrará a aceitação do formato do arquivo de atualização enviado e o resultado do processamento de seu conteúdo.

§ 1º Mediante solicitação, a ANS disponibilizará às operadoras, por meio de aplicativo do SIB, o arquivo de conferência, que indicará a situação atualizada dos dados cadastrais de beneficiários processados com êxito pela ANS.

§ 2º Quando o arquivo de atualização enviado à ANS não obedecer à formatação definida no Anexo III, será gerado de imediato um arquivo de devolução correspondente, informando a não conformidade com a formatação exigida, caracterizando como não envio da informação.

§ 3º Os erros eventualmente identificados no processamento dos arquivos de atualização e registrados nos arquivos de devolução correspondentes deverão ser corrigidos, e encaminhados à ANS, até o dia 10 do mês subseqüente.

§ 4º As orientações para retirada, pelas operadoras, dos arquivos de devolução e de conferência, bem como os formatos desses arquivos, encontram-se descritos nos Anexos II e III desta Instrução Normativa.

Art. 7º - As informações cadastrais de beneficiários fornecidas à ANS que não estiverem em conformidade com o determinado no item 3.1.2 do Anexo III da presente Instrução Normativa, deverão ser atualizadas até a competência de dezembro de 2005.

Parágrafo único. As operadoras poderão identificar a necessidade de atualização dos campos obrigatórios a partir dos arquivos de conferência, disponibilizados pela ANS por meio de aplicativo do SIB.

Art. 8º - As operadoras que utilizam o aplicativo do SIB somente para validação dos arquivos para transmissão, poderão utilizar a versão 1.011 do SIB até a competência de março de 2005.

Parágrafo único. As operadoras que utilizam o aplicativo do SIB para cadastramento de beneficiários, geração e validação de arquivos para transmissão deverão utilizar, de imediato, a versão 2.0, a qual identificará automaticamente as bases de dados de operadoras em relação ao novo formato definido nesta Instrução Normativa.

Art. 9º - Revoga-se a IN nº 08/2002/DIDES, e

Art.10 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

JOSE LEONCIO DE ANDRADE FEITOSA

Diretor-Presidente Substituto

ANEXOS

ANEXO I - Calendário de eventos de encaminhamento de dados cadastrais de beneficiários e de retirada de arquivos de devolução e de conferência.

ANEXO II - Orientações para o encaminhamento de informações e transmissão de arquivos de dados do cadastro de beneficiários:

2.1. Orientações para obtenção de senhas individuais;

2.2. Orientações para obtenção e instalação do aplicativo do Sistema de Informações de Beneficiários – SIB;

2.3. Orientações para utilização do aplicativo do Sistema de Informações de Beneficiários – SIB;

2.4. Orientações para a retirada dos arquivos de devolução e solicitação e retirada do arquivo de conferência;

2.5. Orientações para verificação da base de dados do SIB ANEXO III - Formato e descrição dos arquivos de atualização, de devolução e de conferência:

3.1. Do arquivo de transmissão com o registro de dados de beneficiários;

3.2. Do arquivo de devolução de registro de dados de beneficiários;

3.3. Do arquivo de conferência de registro de dados de beneficiários ANEXO IV – Glossário.

ANEXO I - Calendário de eventos de encaminhamento de dados cadastrais de beneficiários e de retirada de arquivos de devolução e conferência.

ANEXO II – Orientações para o encaminhamento de informações e transmissão de arquivos de dados do cadastro de beneficiários

2.1. Orientações para obtenção de senhas individuais

Para obter a senha individual a operadora deverá encaminhar solicitação formal por escrito à Diretoria de Desenvolvimento Setorial da ANS – DIDES/ANS, com identificação da operadora pela razão social, pelos números do CNPJ e do registro junto à ANS, com endereço completo e assinada pelo representante legal da operadora junto à ANS.

A DIDES/ANS, no prazo de 3 (três) dias úteis após protocolada a solicitação, enviará ao representante legal, por Aviso de Recebimento, a senha.

Em caso de perda ou necessidade de alteração da senha, solicitar nova senha, procedendo de acordo com as orientações acima.

2.2. Orientações para obtenção e instalação do aplicativo do Sistema de Informações de Beneficiários – SIB
O arquivo contendo o aplicativo do SIB encontra-se disponível no endereço http://www.ans.gov.br na Internet. Para proceder à instalação do aplicativo do SIB, a operadora deverá cumprir os seguintes passos:

• baixar os arquivos que contém o aplicativo do SIB – programa INSTALA_SIB.ZIP e, sendo a primeira instalação, os arquivos ADO também deverão ser baixados;

• descompactar os arquivos; e

• executar o programa INSTALA_SIB.EXE no diretório onde foi baixado o arquivo. Esse programa realizará automaticamente as seguintes rotinas:

- criação de um diretório ARQUIVO DE PROGRAMAS\ANS\SIB, no local de destino; e

- instalação dos programas de digitação de dados, geração e transmissão de arquivos e outros programas auxiliares, no diretório criado.

O aplicativo do SIB poderá ser utilizado logo após a sua instalação.

2.3. Orientações para utilização do aplicativo do Sistema de Informações de Beneficiários – SIB. O aplicativo do SIB é constituído por quatro funções principais:

• Cadastro – para a digitação e gravação de dados de beneficiários da operadora, bem como para definir a operadora que vai atualizar os dados de beneficiários no aplicativo do SIB.

• Relatório – para a emissão de relatórios informativos dos dados dos beneficiários da operadora;

• Conclusão – para a geração, validação, transmissão de arquivos de dados e retirada de arquivos da ANS. É de uso obrigatório para validação, transmissão de arquivos e retirada de arquivos e

• Utilitários – para adequar os dados dos beneficiários armazenados no aplicativo para o aplicativo do SIB versão 2.0 e permitir o reprocessamento de atualização de dados de competências anteriores.

Permite também acesso às funções de Calendário e de Caculadora do sistema Windows.

2.3.1. A função Cadastro poderá ser utilizada pela operadora para digitar e gravar os dados dos beneficiários e as correspondentes atualizações cadastrais, quando for o caso, dispensado o seu uso para todas as operadoras que utilizarem aplicativos próprios de cadastramento.

Inicialmente deve-se definir a operadora que irá fornecer e manipular os dados de beneficiários, conforme estabelecido nesta Instrução Normativa. Se houver mais de uma operadora utilizando o aplicativo do SIB, este trata a movimentação de dados e as respectivas bases de dados distintamente.

Para utilizar a função Cadastro para a digitação e gravação de dados de beneficiários, a operadora (somente para aquelas que não utilizam aplicativos próprios de cadastramento) deverá selecionar a subfunção Cadastrar Beneficiário, e informar:

• código do beneficiário na operadora;

• tipo de vínculo do beneficiário - titular ou vinculado (dependente, agregado ou outra forma de vínculo);

• opção de atualização cadastral:

• inclusão – para novos registros de dados cadastrais de beneficiários;

• alteração – para as correções, e alterações de dados de beneficiários já cadastrados;

• cancelamento – para o cancelamento ou suspensão dos registros de dados de beneficiários já cadastrados;

• reinclusão – para reincluir registros de dados previamente cancelado (preenchimento da data de reinclusão de um registro de dados de beneficiário suspenso ou cancelado);

• exclusão – para excluir registros de dados de beneficiário cadastrado indevidamente na base de dados da operadora e que ainda não tenha sido transmitido à ANS. Neste caso, o registro será eliminado da base de dados da operadora.

• demais dados cadastrais do beneficiário, de acordo com o formato e descrição especificados no Anexo III desta Instrução Normativa.

Após a digitação dos dados, selecionar a subfunção Verificar Preenchimento dos Campos para realizar crítica dos dados digitados. O aplicativo do SIB apresentará mensagens relativas aos erros de preenchimento dos campos que porventura tenham ocorrido para que a operadora proceda as correções correspondentes. Findada a verificação, os dados serão automaticamente gravados no banco de dados (diretório ARQUIVO DE PROGRAMAS/ANS/SIB) e se concluirá a utilização da função Cadastro.

2.3.2. Para utilizar a função Relatório a operadora deverá selecionar o relatório desejado e executar as opções disponíveis.

2.3.3. Para utilizar a função Conclusão a operadora deverá proceder:

A – Geração de arquivo de dados para a ANS Esta subfunção é necessária para a transmissão de arquivos de dados e é obrigatória para todas as operadoras que utilizarem a função Cadastro, dispensado o seu uso para as operadoras que utilizarem aplicativos próprios de cadastramento.

Para gerar um arquivo de dados:

• selecionar a subfunção Geração de arquivo de dados para a ANS;

• optar por Operadora e

• confirmar a geração do arquivo.

O aplicativo do SIB identificará automaticamente no banco de dados (diretório ARQUIVO DE PROGRAMAS/ANS/SIB) se há ou não códigos de beneficiários, ou de atualizações cadastrais ainda não transmitidos à ANS.

Quando não houver atualização cadastral, código de beneficiário cadastrado, o aplicativo do SIB disponibilizará mensagem informando uma dessas ocorrências e solicitará à operadora a confirmação da ocorrência.

Findada a identificação será gerado automaticamente um arquivo de dados para transmissão (arquivo de atualização), em formato padronizado de acordo com as especificações descritas no Anexo 3 desta Instrução Normativa, a ser validado e posteriormente transmitido à ANS. Este arquivo será gravado em diretório a ser criado pela operadora para este fim.

O arquivo de dados para transmissão (arquivo de atualização) será gerado em formato texto com a extensão.SIB, identificado por XXXXXXAAAAMMDDHHMMSS.SIB onde XXXXXX corresponderá às 6 (seis) posições do número de registro da operadora na ANS, e AAAA o ano, MM o mês, DD o dia, HH a hora, MM os minutos e SS os segundos relativos à data/horário da geração do arquivo.

O formato padronizado e a identificação correspondente do arquivo de atualização deverão ser obrigatoriamente adotados por todas as operadoras que não utilizarem as funções Cadastro e Geração de arquivo de dados para a ANS do aplicativo do SIB, para fins de validação e transmissão do arquivo de dados para a ANS.

Os arquivos enviados à ANS deve ter identificação unívoca sob pena de ser rejeitado e considerado como não envio da informação.

B – Validação do arquivo TXT

A subfunção Validação do arquivo TXT é de uso obrigatório para todas as operadoras e é condição para a transmissão de dados para a ANS.

Para utilizá-la, a operadora deverá proceder:

• selecionar a subfunção Validação do arquivo TXT;

• indicar qual o arquivo de dados a ser validado (arquivo de atualização) ou apontar para o arquivo de dados criado na aplicação da subfunção Geração de arquivo de dados para a ANS e

• confirmar a validação do arquivo.

Se não houver erros no processo de validação, o aplicativo emitirá mensagem indicando que o arquivo está pronto para ser submetido à subfunção Transmitir para ANS. Se houver erros no processo de validação, o aplicativo emitirá relatório com os erros identificados, conforme mensagem correspondente, que devem ser acertados.

C - Transmitir para ANS

Essa subfunção é de uso obrigatório para todas as operadoras. Só poderão ser transmitidos à ANS arquivos de dados submetidos com sucesso à subfunção Validação do arquivo TXT. Para utilizá-la, a operadora deverá proceder:

• selecionar a subfunção Transmitir para ANS;

• digitar a SENHA individual;

• indicar, no diretório criado anteriormente, o arquivo de atualização validado a ser transmitido para a ANS e

• confirmar a transmissão do arquivo.

Finalizada a transmissão, será disponibilizado mensagem com informações sobre a data e o tamanho do arquivo recebido pela ANS.

O formato e o conteúdo do arquivo serão submetidos à crítica na ANS.

Ressalta-se, que somente após a operadora retirar o arquivo de devolução correspondente ao arquivo de atualização, conforme calendário definido no Anexo I desta Instrução Normativa, é que o processo de atualização mensal dos dados de beneficiários se cumprirá legalmente.

2.3.4. Para utilizar a função Utilitários:

2.3.4.1 – Adequação da Base de Dados

As operadoras que utilizam o aplicativo SIB até a versão 1.011 deverão realizar a adequação dos dados dos beneficiários armazenados na base de dados desse aplicativo para a base de dados do aplicativo do SIB versão 2.0 ou superior.

Para realizar a adequação, a operadora deverá proceder:

• selecionar a subfunção Adequação da Base de Dados;

• confirmar o início da adequação e executar a subfunção.

A função Utilitários procederá a gravação da nova base de dados validada no banco de dados do aplicativo do SIB (diretório ARQUIVO DE PROGRAMA ANS\SIB.

2.3.4.2 – Reprocessamento de Competências Anteriores As operadoras podem utilizar o aplicativo do SIB para reenviar registros de dados de beneficiários que tenham sido anteriormente incluídos e foram rejeitados pela ANS, por inconsistência de formato ou de conteúdo.

Para realizar o reprocessamento, a operadora deverá proceder:

• selecionar a subfunção Reprocessamento de Competências Anteriores;

• confirmar o início da adequação e executar a subfunção, selecionando o período ou os beneficiários.

2.4 Orientações para a retirada dos arquivos de devolução e solicitação e retirada do arquivo de conferência

Os arquivos de devolução e de conferência serão fornecidos em formato texto pela ANS.

O arquivo de devolução terá o mesmo nome do arquivo de atualização transmitido à ANS, sendo composto por dois grupos de informação: um contendo os registros de dados de beneficiários que foram rejeitados pela crítica do SIB realizada pela ANS, seguido da extensão .RER, o outro contém a relação de erros de formatação do arquivo ou dos campos no registro de dados, seguido da extensão.TXT.

O arquivo de conferência será identificado por ArqConfXXXXXXMMAAAA.zip, onde XXXXXX corresponderá às 6 (seis) posições do número de registro da operadora na ANS, MM o mês e AAAA o ano, relativos ao mês e ano da geração do arquivo.

O arquivo de conferência somente será disponibilizado após solicitado pela operadora, por meio da sub função Solicitar Arquivos à ANS. Visando facilitar solicitação de arquivos de dados de outros sistemas, as operadoras poderão
utilizar-se desse mesmo aplicativo.

Para solicitar o arquivo de conferência ou arquivos de dados de outros sistemas, a operadora deve proceder:

• utilizar a função Conclusão e a subfunção Solicitar Arquivos à ANS ;

• realizar a solicitação;

• automaticamente será emitido um protocolo de solicitação correspondente.

O prazo de execução e de liberação do arquivo de conferência será de 03 (três) dias úteis após a solicitação, respeitando o calendário definido no item 4 do anexo I.

Para retirar o arquivo de conferência, a operadora deverá proceder:

• acessar a área de dados da ANS por meio do aplicativo SIB, utilizando a função Conclusão e a subfunção Receber Arquivos da ANS;

• digitar a SENHA individual;

• selecionar o arquivo de escolha e

• baixar o arquivo escolhido no diretório desejado.

Para obter os arquivos de devolução, a operadora deverá proceder:

• acessar a área de dados da ANS por meio do aplicativo SIB, utilizando a função Conclusão e a subfunção Receber Arquivos da ANS;

• digitar a SENHA individual;

• selecionar o arquivo de escolha e

• baixar o arquivo escolhido no diretório desejado.

O ANEXO 3 desta Instrução Normativa define o formato e a descrição dos campos dos arquivos de devolução e de conferência.

2.5 Orientações para verificação da base de dados do SIB

Essa orientação se aplica somente às operadoras que utilizam o SIB também como cadastro. Permite a operadora realizar a comparação entre o arquivo de conferência fornecido pela ANS e a base de dados da operadora.

Para realizar a verificação a operadora deverá retirar o arquivo de conferência conforme orientado no item 2.4 acima e proceder:

• acessar a função do aplicativo do SIB Utilitários/Verificação da Base de Dados do SIB;

• informar o diretório de localização do arquivo de conferência;

• clicar no botão de execução da função.

O sistema realizará o batimento entre as bases de dados e fornecerá relatório com as divergências encontradas. A operadora deverá proceder as correções necessárias na próxima competência.

ANEXO III – Formato e descrição dos arquivos de atualização, de devolução e de conferência

Contém as especificações do formato e descrição dos campos dos arquivos de dados de beneficiários, de devolução e de conferência relativas às funções do aplicativo do SIB.

3.1. Arquivo de Transmissão com Registro de Dados de Beneficiários - detalhamento do formato

3.1.1 Linha do tipo - Header do Arquivo de transmissão com registros de dados de beneficiários

Tamanho do registro de header = 374 bytes

3.1.2 Linhas dos tipos 1 – Inclusão de registros de dados de beneficiários no Cadastro de Beneficiários da ANS

Tamanho do registro do beneficiário = 553 bytes

ANEXO IV - Glossário

• Arquivo de atualização de dados – Enviado à ANS pelas operadoras. Contém as alterações ou correções de dados cadastrais dos beneficiários, bem como inclusões, reinclusões e exclusões, ocorridas na respectiva competência mensal ou a inexistência das mesmas.

• Arquivo de conferência – Disponibilizado às operadoras pela ANS, mediante solicitação. Contém a situação cadastral dos beneficiários, registrada na base de dados da ANS até o último movimento de atualização cadastral enviado pelas operadoras e processado com êxito pela ANS. É um instrumento que avalia a paridade cadastral e estará disponível às operadoras em diretório específico das operadoras entre o 20º dia e o último dia de cada mês.

• Arquivo de devolução – Disponibilizado para às operadoras pela ANS. Contém o resultado da recepção do arquivo de atualização correspondente e de seu processamento: identificação dos erros e o número de registros transmitidos, incluídos, alterados e rejeitados no processamento dos dados do arquivo de atualização correspondente. Estará disponível às operadoras em diretório específico da operadora entre o 20º dia e o último dia de cada mês ou imediatamente na hipótese de o arquivo de atualização de dados ser rejeitado por não obedecer à formatação definida pela ANS.

• Arquivo formato texto - formato de arquivo para representação de dados alfanuméricos, possível de ser lido de um modo que seja independente do software de aplicação original, usado para criar os textos.

• Dados cadastrais - conjunto de dados que identificam os beneficiários da operadora e caracterizam os planos privados de assistência à saúde por eles utilizados.

• Geração de arquivos - procedimentos para agrupar em meio magnético dados cadastrais de beneficiários, atualizados numa determinada competência mensal, e prepará-los para serem transmitidos à ANS.

• Número de código do plano na ANS - identificação do plano privado de assistência à saúde junto à ANS.

• Número de código do plano na operadora - identificação, atribuída pela operadora, ao plano privado de assistência à saúde contratado antes da vigência da Lei 9.656/98.

• Transmissão de arquivos – procedimento de envio, pela rede de telecomunicações, de arquivos gerados em meio magnético a um computador receptor.

• Tipo de vínculo de beneficiário – identifica se o beneficiário é titular do plano de saúde contratado ou se é dependente, agregado ou outro tipo de vínculo.