INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 35, DE 3 DE ABRIL DE 2009

Dispõe sobre os procedimentos operacionais para encaminhamento de informações do cadastro de beneficiários das operadoras de planos privados de assistência à saúde para o Sistema de Informações de Beneficiários da Agência Nacional de Saúde Suplementar SIB/ANS, revoga as Instruções Normativas n° 15/DIDES, de 04/01/2005, 18/DIDES, de 30/12/2005, e 25/DIDES, de 27/04/2007, e dá outras providências.

O Diretor responsável pela Diretoria de Desenvolvimento Setorial da Agência Nacional de Saúde Suplementar - DIDES/ANS, no uso de suas atribuições e tendo em vista o disposto no art. 21 da Resolução Normativa n° 187, de 09 de março de 2009, e no art. 65, inciso I, alínea 'a', do Anexo I, da Resolução Normativa Nº 81, de 2004, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art.1º Os procedimentos operacionais para encaminhamento de informações cadastrais de beneficiários das operadoras de planos privados de assistência à saúde para a Agência Nacional de Saúde Suplementar -ANS, assim como as eventuais atualizações e adequações, observarão, quanto à geração, validação e transmissão de arquivos, o disposto na Resolução Normativa n° 187, de 09 de março de 2009, e nesta Instrução Normativa.

§ 1º Para efeito desta Instrução Normativa, consideram-se as terminologias de que trata o Artigo 2° da Resolução Normativa n° 187, de 09 de março de 2009.

§ 2º O padrão das informações, as rotinas de geração, validação e transmissão de arquivos de informações cadastrais e o cadastro de beneficiários das operadoras na ANS integram o Sistema de Informações de Beneficiários da Agência Nacional de Saúde Suplementar - SIB/ANS.

Art. 2° Os campos de dados relacionados no Anexo da Resolução Normativa n° 187, de 09 de março de 2009, devem ser preenchidos pelas operadoras obedecendo às regras de preenchimento, especificações de formato e de posicionamento descritos nesta Instrução Normativa e em seus Anexos.

§ 1º Encontram-se disponíveis no sítio da ANS (www.ans.gov.br) esta Instrução Normativa e seus Anexos I, II e III, que devem ser retirados para consulta ou cópia, e o aplicativo do SIB/ANS, que trata da geração, validação e transmissão de arquivos de dados.

§ 2º As orientações para utilização do aplicativo do SIB/ANS estão descritas no Anexo I, sendo que o padrão de envio das informações encontra-se descrito no Anexo II desta Instrução Normativa e o Anexo III trata do calendário de eventos de encaminhamento de dados cadastrais de beneficiários e de retirada de arquivos de devolução e conferência.

§ 3º Nos termos do Art. 23 da Resolução Normativa n° 187, de 09 de março de 2009, a partir do dia 05 de dezembro de 2009, as novas versões do aplicativo do SIB/ANS não contemplarão os módulos de cadastramento e de geração de arquivo texto, mantendo-se ativos os módulos de validação e de transmissão de arquivos.

CAPÍTULO II

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Seção I

Das Regras Gerais Sobre o Envio de Dados Cadastrais ao SIB/ANS

Art. 3º O processo de encaminhamento das informações cadastrais dos beneficiários, bem como as respectivas atualizações mensais, observarão o calendário de eventos do Anexo III desta Instrução Normativa e o que se segue:

I - na primeira transmissão, as operadoras deverão enviar para a ANS arquivo de atualização de dados contendo as informações cadastrais da totalidade de beneficiários ativos existentes em sua carteira ou a informação de inexistência de beneficiários.

II - nas transmissões mensais subsequentes, as operadoras deverão enviar arquivo de atualização de dados contendo as informações de atualização mensal, informando apenas as inclusões, alterações ou correções de dados cadastrais, exclusões e reinclusões de beneficiários ocorridas na respectiva competência mensal ou a informação de inexistência das mesmas.

III -o envio do arquivo mensal de atualização de dados de informação de beneficiários é obrigatório para todas as operadoras com registro ativo na ANS.

Art. 4º Finalizada a transmissão com êxito, será disponibilizado protocolo com as informações sobre o envio do arquivo de atualização de dados, especificando que a operação de transmissão foi realizada com sucesso.

§ 1º O protocolo de transmissão do arquivo de atualização de dados certifica apenas a efetivação da transmissão dos dados da operadora e sua recepção pela ANS.

§ 2º Após a recepção do arquivo de dados, a ANS processará os arquivos realizando um conjunto de críticas em relação ao formato e conteúdo dos registros de dados, o que pode ocasionar a não aceitação, no todo ou em parte, dos registros de inclusão, alteração, correção, exclusão ou reinclusão dos dados de um ou mais beneficiários.

Art. 5° As informações cadastrais de beneficiários ativos enviadas para a ANS em data anterior à vigência desta Instrução Normativa que não estiverem em conformidade com o determinado no Anexo da Resolução Normativa n° 187, de 09 de março de 2009, e nos Anexos da presente Instrução Normativa deverão ser atualizadas conforme definido no art. 19 da Resolução Normativa n° 187, de 09 de março de 2009, até o envio dos dados referentes à competência de dezembro de 2009.

§ 1° As operadoras identificarão no arquivo de conferência os campos de dados que necessitam ser preenchidos para se adequarem a esta norma.

§ 2° A não observância do disposto no caput desse artigo acarreta as sanções previstas no Art. 20 da Resolução Normativa n° 187, de 09 de março de 2009.

Art. 6° A inclusão de dados cadastrais de beneficiários de planos privados de assistência à saúde que exerçam a portabilidade de carências, de que trata a Resolução Normativa Nº 186, de 14 de janeiro de 2009, e suas sucedâneas, está prevista nos Anexos desta Instrução Normativa.

Parágrafo único. Quando da inclusão do beneficiário que fizer uso da portabilidade de carências, a operadora que incluir beneficiário por tal motivo deverá enviar a informação do número do código do plano anterior do beneficiário em campo especifico definido no Anexo II desta Instrução Normativa.

Seção II

Do Padrão de Transmissão de Dados do SIB/ANS

Art. 7º As informações cadastrais de beneficiários titulares e dependentes, bem como as suas respectivas atualizações mensais, deverão ser encaminhadas em arquivo magnético pelas operadoras para a ANS, utilizando para tal exclusivamente o aplicativo de validação e transmissão de dados do SIB/ANS.

Parágrafo único. As operadoras que utilizam o aplicativo do SIB/ANS para cadastramento de beneficiários, geração e validação de arquivos para transmissão deverão utilizar a versão mais recente divulgada no sítio da ANS, respeitando-se o disposto no § 3° do Art. 2° desta Instrução Normativa.

Art. 8° Os registros de dados respeitarão a classificação estabelecida no inciso III do Art. 2° da Resolução Normativa n° 187, de 09 de março de 2009, estando seus padrões estabelecidos no Anexo II desta Instrução Normativa.

Seção III

Do Código de Controle Operacional - CCO

Art. 9° Fica instituído o Código de Controle Operacional (CCO) do registro de dados de beneficiários, gerado e controlado pela ANS, a ser utilizado no gerenciamento do registro de dados, estando seus procedimentos operacionais descritos nos Anexos desta Instrução Normativa.

§ 1° Para cada registro existente no cadastro de beneficiários da ANS será gerado um único CCO, que será a identificação unívoca do registro de dados no SIB/ANS.

§ 2° Todos os registros da base cadastral da operadora no cadastro de beneficiários do SIB/ANS receberão o CCO e será gerado um Arquivo de Conferência específico para informar às operadoras o CCO atribuído para cada registro.

§ 3° No ato da inclusão do novo registro de dados do beneficiário no cadastro de beneficiários do SIB/ANS será gerado o CCO pela ANS, que será disponibilizado às operadoras de planos privados de assistência à saúde por meio do arquivo de devolução.

§ 4° A cada movimento de alteração, correção, exclusão ou reinclusão, a operadora de planos deverá informar o CCO referente ao registro de dados.

Seção IV

Dos casos em que a ANS intervirá nos Registros de Dados

Art. 10. Cabe às operadoras de planos privados de assistência à saúde a responsabilidade de manter os dados dos beneficiários atualizados, corretos e fidedignos no cadastro do SIB/ANS, conforme disposto no art. 20 da Lei n° 9.656/98 e no Art. 7° da Resolução Normativa n° 187, de 09 de março de 2009.

§ 1° Nos casos de exclusão de beneficiários por motivo de alteração do código de identificação do beneficiário:

a)a operadora informará, no movimento de exclusão do beneficiário, o novo código atribuído ao beneficiário e

b)a ANS incluirá um novo registro de dados dos beneficiários, utilizando esse novo código informado pela operadora, sem, no entanto, alterar qualquer outro campo de dados.

§ 2° Em casos excepcionais, quando houver determinação expressa em Processo Administrativo, a ANS realizará a mudança da condição do registro de dados dos beneficiários da operadora, procedendo à exclusão de seus beneficiários, sem, no entanto, modificar o conteúdo dos demais campos de dados referentes ao registro.

§ 3° A critério da ANS, pode-se adotar rotina para que a ANS proceda à transferência dos registros de dados de beneficiários, nos casos de transferência de carteiras entre operadoras de planos privados de assistência à saúde.

Seção V

Das Informações Cadastrais de Beneficiários

Art. 11. Os dados de identificação de beneficiários são agrupados em campos de dados de identificação pessoal, do plano privado e do logradouro, descritos na Seção 3 do Anexo I desta Instrução Normativa.

Parágrafo único. A combinação dos campos de dados a que se refere o caput define a qualidade de identificação do vínculo existente entre beneficiário, produto e operadora.

Art. 12. Os campos "Nome do beneficiário", "Data de nascimento do beneficiário", "Sexo do beneficiário" e, para beneficiário titular e beneficiário dependente com idade igual ou superior a dezoito anos, o campo "CPF do beneficiário", são campos de preenchimento obrigatório.

§ 1° O não preenchimento de pelo menos um dos campos descritos no caput ocasionará a rejeição do registro de dados.

§ 2° No caso do campo "Código do titular do plano para beneficiários informados como dependentes" o preenchimento obrigatório se aplica somente quando se tratar de registros de beneficiários dependentes.

Art. 13. Para todos os beneficiários titulares e para todos os beneficiários dependentes com idade igual ou superior a dezoito anos é obrigatório o preenchimento de pelo menos um dos seguintes campos: "PIS/PASEP do beneficiário", "Nome da mãe do beneficiário", "Cartão Nacional de Saúde - CNS do beneficiário".

§ 1° No caso dos beneficiários dependentes menores de dezoito anos, além dos campos de dados a que se refere o caput, acrescente-se como opção o campo "CPF do beneficiário".

§ 2° A não informação de pelo menos um desses campos provoca a inconsistência do registro de dados dos beneficiários, que deverá ser complementado até a competência subsequente.

Art. 14. São campos referentes à identificação do plano do beneficiário:

I -número do código do plano registrado na ANS para planos posteriores à Lei n° 9.656/98;

II - código do plano da operadora cadastrado na ANS para planos anteriores à Lei n° 9.656/98.

§ 1° É obrigatório o envio da informação do número do código do plano registrado na ANS para plano posterior à Lei 9.656/98 ou do código do plano da operadora cadastrado na ANS para plano anterior à Lei n° 9.656/98.

§ 2° Será preenchido apenas um dos campos referentes à identificação do plano, sendo que o não preenchimento de um dos campos ou o preenchimento dos dois campos num mesmo registro provocará a rejeição do registro de dados.

§ 3° O código do plano do beneficiário para planos posteriores à vigência da Lei n° 9.656/98, registrado no Registro de Planos de Saúde - RPS, deverá ser informado no campo de dados n° 116 "Número do código do plano registrado na ANS", do registro de inclusão (linha do tipo 1), nas posições de 320 a 328.

§ 4° No caso de planos anteriores à Lei n° 9.656/98, a informação relativa ao código de cadastro no Sistema de Cadastro de Plano Antigo -SCPA deverá ser preenchida no campo de dados n° 117 "Código do plano da operadora cadastrado na ANS" do registro de inclusão (linha do tipo 1), nas posições de 329 a 348.

Art. 15. Os campos "Segmentação Assistencial", "Tipo de Contratação" e "Abrangência Geográfica", existentes anteriormente a esta Instrução Normativa na base de dados do SIB/ANS, não mais serão utilizados.

Art. 16. Para os registros de beneficiários inativos, existentes ou não no cadastro de beneficiários do SIB/ANS, cancelados há cinco anos (sessenta meses) ou mais em relação à última data de competência de envio das informações para o SIB/ANS, as determinações são as seguintes:

I - São permitidas inclusões e exclusões desses registros, desde que respeitadas as regras estabelecidas no Anexo II desta Instrução Normativa;

II - As inclusões e exclusões especificadas no inciso anterior serão recepcionadas pela ANS em caráter de "inclusão irregular" ou "exclusão irregular", conforme o caso, em virtude da não observância do disposto no Parágrafo único do Art. 4° e no Art. 11 da Resolução Normativa n° 187, de 09 de março de 2009.

III - São vedadas as reinclusões desses registros inativos.

IV -As séries históricas e as informações consolidadas de beneficiários divulgadas pela ANS serão calculadas sem considerar os beneficiários incluídos e os excluídos em conformidade com o inciso I deste artigo.

Seção VI

Do Arquivo de Devolução do SIB/ANS

Art. 17. Depois de processadas as informações de beneficiários, a ANS disponibilizará às operadoras de planos privados de assistência à saúde, de acordo com o Artigo 10 da Resolução Normativa n° 187, de 09 de março de 2009, em até cinco dias, o arquivo de devolução -DVL, por meio de aplicativo do SIB/ANS, que registrará:

I - Aceitação do formato do arquivo de atualização;

II - Detalhamento dos erros encontrados nos conteúdos dos registros.

§ 1º Quando o arquivo de atualização enviado para a ANS não obedecer à formatação definida no Anexo II da presente Instrução Normativa, será gerado de imediato um arquivo de devolução correspondente, de acordo com o inciso VII do Artigo 8° da Resolução Normativa n° 187, de 09 de março de 2009, informando a não conformidade com a formatação exigida, caracterizando como não envio da informação.

§ 2º Os erros eventualmente identificados no processamento dos arquivos de atualização e registrados nos arquivos de devolução correspondentes deverão ser corrigidos e encaminhados para a ANS, em arquivo referente à atualização mensal na mesma competência ou, no máximo, até a competência subsequente.

§ 3º As orientações acerca do formato do arquivo de devolução encontram-se descritas no Anexo II desta Instrução Normativa.

Seção VII

Do Arquivo de Conferência do SIB/ANS

Art. 18. A operadora solicitará, por meio de aplicativo do SIB/ANS, o arquivo de conferência de que trata o Inciso IV, Art. 2°, da Resolução Normativa n° 187, de 09 de março de 2009, que indicará a situação atualizada de todos os dados cadastrais de beneficiários da operadora, ativos e inativos, processados com êxito pela ANS.

§ 1º O arquivo de conferência, sem prejuízo do disposto no Inciso IV, Art. 2°, da Resolução Normativa n° 187, de 09 de março de 2009, identifica as incorreções e omissões de informações existentes na base cadastral da operadora informada no cadastrado de beneficiários do SIB/ANS.

§ 2º A geração do arquivo de conferência, nos termos do caput deste artigo, ocorrerá em até cinco dias a partir da solicitação, limitando-se à geração e à disponibilização de um arquivo de conferência por operadora, por competência de envio.

§ 3º As orientações acerca do formato do arquivo de conferência encontram-se descritas no Anexo II desta Instrução Normativa.

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 19. O Histórico de Versões do aplicativo SIB/ANS é o instrumento para a atualização do SIB/ANS e demais procedimentos envolvidos no ciclo de atualização cadastral.

Art. 20. Até o dia 05 de julho de 2009, nos termos do Art. 24 da Resolução Normativa Nº 187/2009, as operadoras de planos privados de assistência à saúde poderão optar pelo envio dos dados por meio do aplicativo do SIB/ANS no padrão definido no Anexo II desta Instrução Normativa ou no formato definido no Anexo III da Instrução Normativa Nº 18/DIDES/2005, acrescida das implementações constantes da versão 2.1.3 do SIB/ANS, ou suas sucedâneas.

§ 1º Durante o prazo estabelecido no caput deste artigo será permitido o envio de arquivos de dados nos dois padrões, desde que se respeite a restrição de envio de dados em apenas um padrão por arquivo de dados.

§ 2º A partir do dia 06 de julho de 2009, as operadoras que utilizam o aplicativo do SIB para cadastramento de beneficiários, geração e validação de arquivos para transmissão deverão utilizar a versão 3.0 ou suas sucedâneas.

§ 3º As operadoras que utilizam o aplicativo do SIB apenas para validação de arquivos para transmissão deverão adequar seus sistemas ao padrão estabelecido no Anexo II desta Instrução Normativa, que será o único padrão aceito a partir do dia 06 de julho de 2009.

Art. 21. Até 05 de dezembro de 2009, as informações cadastrais de beneficiários ativos enviadas para a ANS em data anterior a esta Instrução Normativa deverão ser adequadas ao estabelecido nessa Instrução e em seus anexos.

Art. 22. Revogam-se as Instruções Normativas Nº 15/DIDES/2005 e 25/DIDES/2007.

Art. 23. Revoga-se a Instrução Normativa n° 18/DIDES/2005, ressalvando-se o disposto no artigo 20 desta Instrução Normativa.

Art. 24. Esta Instrução Normativa entrará em vigor dia 15 de abril de 2009.

ANEXOS

JOSE LEONCIO DE ANDRADE FEITOSA