PORTARIA Nº 1.508, DE 27 DE NOVEMBRO DE 2009

Institui a Política de Gestão Arquivística de Documentos no âmbito da Agência Nacional de Vigilância Sanitária e dá outras providências.

O Diretor-Presidente da Agência Nacional de Vigilância Sanitária, no uso das atribuições que lhe confere o Decreto do Presidente da República, de 30 de junho de 2005, tendo em vista o disposto no inciso I do art. 15 e no inciso IX do art. 16 da Lei Nº 9.782, de 26 de janeiro de 1999, aliado ao que dispõem o inciso I do art. 11, os incisos VIII e IX do art. 16,e o inciso IV e o § 3º do art. 55 do Regimento Interno da ANVISA aprovado nos termos do Anexo I da Portaria Nº 354, de 11 de agosto de 2006, republicada no DOU de 21 de agosto de 2006, resolve:

Art. 1º Instituir a Política de Gestão Arquivística de Documentos no âmbito da Agência Nacional de Vigilância Sanitária, visando à organização e manutenção dos acervos e recuperação de informações fundamentais no processo de decisão e melhoria da qualidade na prestação de seus serviços.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Seção I

Das definições

Art. 2º Para fins desta Portaria são adotadas as seguintes definições:

I - acessibilidade: documento que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado;

II - arquivos: conjunto de documentos produzidos e recebidos pela ANVISA, em decorrência do exercício de suas atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a sua natureza;

III - autenticidade: asseveração de que o dado ou informação são verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino;

IV - CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos

V - confiabilidade: capacidade que o documento possui de sustentar os fatos que atesta. A confiabilidade está relacionada ao momento em que o documento é produzido e à veracidade do seu conteúdo. Para tanto há que ser dotado de completeza e ter seus procedimentos de criação bem controlados;

VI - confidencialidade: propriedade de que a informação não esteja disponível ou revelada a pessoa física, sistema, órgão ou entidade não autorizado e credenciado

VII - documento: é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos, sendo espécies de documentos os textuais, cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, micrográficos e informáticos;

VIII - documento corrente: é aquele em curso ou que, mesmo sem movimentação, constitua objeto de consultas freqüentes;

IX - documento intermediário: é aquele que, não sendo de uso corrente nas áreas geradoras, por razões de interesse administrativo, aguarda a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

X - documento permanente: é o documento de valor histórico, probatório e informativo que deve ser definitivamente preservado;

XI - e-Arq Brasil - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos elaborado pelo Arquivo Nacional.

XII - gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas visando a racionalização e eficiência na produção, tramitação, uso, classificação, avaliação e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

XIII - NOBRADE - Norma Brasileira de Descrição Arquivística editada pelo Conselho Nacional de Arquivos

XIII - organicidade: trata-se das relações entre os documentos arquivísticos;

XIV - tramitação: é o movimento do documento de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio;

XV - SIGAD: Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos;

XVI - unicidade: o documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual pertence, podendo existir cópias em um ou mais grupos de documentos, sendo cada cópia única;

XVII - unidade organizacional: é todo órgão componente da estrutura organizacional da ANVISA.

Seção II

Da vinculação

Art. 3º A ANVISA é órgão integrante do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, conforme estabelecido no Decreto 4.073, de 3 de janeiro de 2002.

Art. 4º A ANVISA é também órgão integrante do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, nos termos do Decreto Nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003.

CAPÍTULO II

DA POLÍTICA DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

DA ANVISA

Seção I

Dos objetivos

Art. 5º São objetivos da Política de Gestão Arquivística de Documentos da ANVISA:

I - a organização da geração, gerenciamento, manutenção e da destinação dos documentos;

II - a racionalização da produção dos documentos;

III - a agilização do acesso aos documentos e às informações, facilitando o processo decisório, a governança e o controle social;

IV - o uso adequado das técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos;

V - a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor histórico e científico;

VI - a economia, eficiência, eficácia e transparência das ações administrativas.

Seção II

Do Programa de Gestão Documental

Art. 6º A operacionalização da presente Política dar-se-á por meio de um Programa de Gestão Documental, que terá como objetivo a determinação de estratégias e procedimentos para a implantação da gestão eletrônica de documentos por meio de um SIGAD e digitalização do acervo documental existente.

Parágrafo único. O acompanhamento necessário para implantação do Programa de Gestão Documental deve ser realizado por um Grupo de Trabalho da ANVISA, devidamente nomeado em ato específico, o qual poderá ser auxiliado por profissionais externos especialmente contratados para este fim, observadas as normas, condições e requisitos específicos para contratação pela Administração Pública.

Art. 7º Para a implantação do SIGAD, a ANVISA deverá definir estratégias e procedimentos para garantia da manutenção das qualidades de organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade, acessibilidade e confidencialidade dos documentos arquivísticos, devendo contemplar ainda:

I - plano de levantamento e padronização das tipologias documentais utilizadas pelas unidades organizacionais da Anvisa;

II - plano de transição entre o atual sistema de tramitação documental da Anvisa e o SIGAD a ser implantado;

III - plano de preservação documental, contemplando as etapas de produção, armazenamento e manuseio do documento arquivístico em todos os suportes;

IV - diretrizes para normalização de instrumentos de pesquisa ou de recuperação de informações com base na NOBRADE, aprovada pelo CONARQ, para garantir o acesso à documentação de valor permanente;

V - mecanismos para aplicação de plano de classificação de documentos para as atividades-meio e fim;

VI - estratégias para aplicação e atualização da tabela de temporalidade e destinação de documentos para as atividades-meio e fim, em consonância com as diretrizes do CONARQ;

VII - determinação para que a aquisição ou o desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos atenda aos dispositivos contidos no e-Arq Brasil, aprovado pelo CONARQ;

VIII - outros requisitos identificados como necessários no transcorrer do estudo para implantação do Programa de Gestão Documental.

Seção III

Da organização administrativa da ANVISA para a gestão documental

Art. 8º Para o cumprimento da presente Política, a gestão documental da ANVISA será organizada em uma estrutura organizacional que concentre a coordenação e integração das atividades de protocolo, arquivo e acervos bibliográfico e histórico, de forma que atenda aos seguintes objetivos:

I - promover a racionalização da produção documental, em conjunto com as áreas de interface;

II - desenvolver estudos, em estreita colaboração com a área de tecnologia da informação, visando a implantação de recursos automatizados;

III - elaborar e promover programas de treinamento e conscientização dos servidores quanto à gestão documental;

IV - articular-se com o Arquivo Nacional, para efeito de orientação normativa e supervisão técnica, em consonância com a legislação em vigor;

V - promover a manutenção de intercâmbio com arquivos nacionais e estrangeiros para atualização de técnicas e permuta de experiência;

VI - ordenar e sistematizar as normas internas que mantenham relação com a gestão documental.

Seção IV

Das responsabilidades

Art. 9º É dever da ANVISA proceder a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos no âmbito de sua atuação como instrumento de apoio à administração e como elementos de prova e informação.

Art. 10. A gestão documental é responsabilidade de todos os agentes públicos da Agência, nos termos dos limites estabelecidos nas normas complementares advindas da implantação do Programa de Gestão Documental, sob pena de responsabilização penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

Art. 11. As unidades organizacionais manterão organizada toda a documentação produzida e recebida sob sua responsabilidade, obedecidos os devidos controles para a recuperação e preservação do acervo, bem como observados os métodos técnicos adequados de guarda e arquivamento de documentos.

Parágrafo único. As responsabilidades específicas de cada uma das unidades organizacionais diretamente envolvidas na gestão documental da Anvisa serão determinadas no Regimento Interno.

Seção V

Da capacitação

Art. 12. Os agentes públicos da Anvisa deverão ser continuamente capacitados para o uso das técnicas de gestão documental e dos sistemas informatizados de controle, tramitação e acesso aos documentos de arquivo.

Parágrafo único. Os treinamentos a serem ministrados estarão compatíveis com as tecnologias implementadas no ambiente informatizado, e com as demais tecnologias que porventura venham a ser adotadas.

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 13. É assegurado a todos o direito de acesso pleno aos documentos públicos, ressalvadas as informações sigilosas. Parágrafo único. A gestão documental observará a legislação pertinente ao sigilo, especialmente os Decretos 3.029, de 16 de abril de 1999, e 4.553, de 27 de dezembro de 2002, e as medidas de proteção à propriedade intelectual.

Art. 14. A presente Política deverá ser revisada em até 180 dias após a implantação do Programa de Gestão Documental e atualizada periodicamente.

Art. 15. Esta Portaria entra em vigor a partir da data de sua publicação.

DIRCEU RAPOSO DE MELLO