PORTARIA Nº 9.731, DE 5 DE DEZEMBRO DE 2019

Institui o Repositório do Conhecimento da Fundação Nacional de Saúde (RC Funasa), estabelece sua política de governança e institui o Comitê Gestor do RC Funasa (CGRCF) para exercer a gestão administrativa e operacional da ferramenta tecnológica do repositório digital (Dspace).

O PRESIDENTE DA FUNDAÇÃO NACIONAL DE SAÚDE, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo art. 14, XII, do Anexo I, do Decreto nº 8.867, de 3.10.2016, publicado no D.O.U. de 4.10.2016, e

Considerando a necessidade de armazenamento, tratamento e disseminação da informação e da memória intelectual institucional;

Considerando o disposto na Lei 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação), em especial o seu art. 6º, inciso II, que determina aos órgãos do poder público que assegurem a "proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade";

Considerando que a gestão do conhecimento em saúde é reconhecida como uma estratégia para obtenção de maior efetividade de desempenho institucional, conforme explicitado no subitem 4.5, do item 4, do Anexo I, da Portaria MS/GM nº 1.958, de 16 de setembro de 2004, que aprova a Política Editorial do Ministério da Saúde e vinculadas e dá outras providências;

Considerando o Objetivo Estratégico OE 10, do Planejamento Estratégico da Funasa, que visa implementar ações para capturar, socializar e gerir o conhecimento, conforme perspectiva de aprendizagem e crescimento institucional, nos termos do item II, Art. 18, Seção IV, da Portaria Funasa nº 7.553, de 14 de dezembro de 2018, que institui o Sistema de Planejamento e Gestão da Estratégia da Funasa, aprova o Plano Estratégico para o período de 2018-2023 e institui a Sistemática de Monitoramento e Avaliação por Indicadores;

Considerando o disposto na Ação nº 7 do Plano de Trabalho para a consecução do Plano de Comunicação Institucional da Funasa (PCI-Funasa), aprovado nos termos da Portaria Funasa nº 8.381, de 10 de outubro de 2019; e

Considerando os autos do processo administrativo nº 25100.006375/2015-71, resolve:

Art. 1º Instituir o Repositório do Conhecimento da Fundação Nacional de Saúde (RC Funasa) e estabelecer sua política de governança.

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º Para efeito de aplicação do disposto nesta Portaria, ficam definidos os seguintes termos:

I - Repositório do Conhecimento da Fundação Nacional de Saúde (RC Funasa): sistema formado por ferramenta tecnológica de repositório digital (software Dspace) interligado em rede de computadores e utilizado para organizar, armazenar, preservar, recuperar e disseminar a produção técnica, científica, educacional, informacional, multimídia e normativa organizacional, além dos demais ativos do conhecimento institucional, em qualquer suporte e/ou formato, devidamente digitalizado;

II - Produção técnica: trabalhos que possuem caráter de documentos técnicos, administrativos e/ou planos/projetos/programas de gestão ou estratégicos, tais como relatórios, pareceres, guias, instruções, orientações, livros técnicos, técnico-administrativos e congêneres, os quais se enquadram para depósito na coleção geral "Políticas, Planejamento, Gestão e Projetos";

III - Produção científica: trabalhos de cunho intelectual que possuem caráter acadêmico, científico e/ou técnico-científico, tais como livros técnico-científicos, estudos, monografias, dissertações, teses e congêneres, bem como artigos publicados em revistas acadêmicas, técnicas e/ou científicas, além de produtos oriundos do Programa de Fomento à Pesquisa da Funasa;

IV - Produção educacional: trabalhos que buscam apoiar processos institucionais de ensino e aprendizagem em diferentes contextos de educação (formal e não formal), bem como publicações pedagógicas e de publicidade de utilidade pública, as quais apresentam comando de ação claro, objetivo e de fácil entendimento, com o intuito de informar, educar, orientar, mobilizar, prevenir ou alertar a população para a adoção de comportamentos que gerem benefícios individuais e/ou coletivos, tais como cartilhas educativas, manuais de orientações, apostilas de cursos (modalidades presencial ou EAD) e de recursos educacionais abertos (REA);

V - Produção informacional: trabalhos editoriais de conteúdo informativo (periódicos e não periódicos) tais como notícias, informes, boletins, jornais, revistas, catálogos, cartilhas, guias, folhetos, folders, cartazes, banners, flyers e/ou filipetas, dentre outros;

VI - Produção multimídia: conteúdos formados por som ou imagem estáticos (áudios, fotografias, ilustrações, gráficos e/ou infográficos), bem como a combinação destes, formando produtos dinâmicos, tais como material audiovisual (filmes, fitas VHS e vídeos digitais), publicações eletrônicas (arquivos HTML e e-books, dos tipos PDF ou e-pub), publicações digitais (revistas interativas no formato.folio), além de mídias interativas (disquetes, ZIP-DRIVE, CD-ROM, DVD-ROM, BLU-RAY) e similares;e

VII - Produção normativa: corpo de normas e legislações que regularizam e/ou regulamentam determinadas matérias ou assuntos de interesse individual e/ou coletivo, no âmbito da Funasa, bem como o conjunto de leis que organiza a ordem jurídica e que estabelece condutas e ações aceitáveis ou recusáveis, em nível organizacional da Fundação.

Art. 3º Consideram-se atores do processo, as seguintes unidades organizacionais:

I - órgãos de assistência direta ao presidente:

a) Gabinete da Presidência (Gabpr); e

b) Diretoria-Executiva (Direx).

II - órgãos seccionais:

a) Procuradoria Federal Especializada (PFE);

b) Auditoria Interna (Audit); e

c) Departamento de Administração (Deadm).

III - órgãos específicos singulares:

a) Departamento de Engenharia de Saúde Pública (Densp); e

b) Departamento de Saúde Ambiental (Desam).

IV - Unidades administrativas de apoio ao processo:

a) Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas (Cgesp);

b) Coordenação de Seleção e Desenvolvimento de Pessoas (Codep);

c) Coordenação-Geral de Recursos Logístico (Cglog);

d) Coordenação de Serviços Gerais (Coseg);

e) Coordenação-Geral de Modernização e Tecnologia da Informação (Cgmti);

f) Coordenação de Informática (Coinf);

g) Coordenação de Inovação e Infraestrutura Tecnológica (Coint);

h) Coordenação de Comunicação Social (Coesc);

i) Divisão de Comunicação Visual e Mídias Digitais (Dicov); e

j) Divisão de Museu e Biblioteca (Dimub).

V - unidades descentralizadas:

a) Superintendências Estaduais (Suest).

DOS OBJETIVOS

Art. 4º São objetivos do Repositório do Conhecimento da Fundação Nacional de Saúde (RC Funasa):

I - Armazenar, organizar, preservar e disponibilizar a memória intelectual institucional em meio digital, adotando padrões internacionais, mediante a representação descritiva e temática da informação;

II - Recuperar e disseminar a produção técnica, científica, educacional, informacional e normativa, além dos demais ativos do conhecimento institucional (tácito e/ou explícito);

III - Permitir a atuação simultânea das unidades organizacionais em rede, no âmbito interno e externo;

IV - Facilitar o acesso às informações, ampliando a visibilidade da produção intelectual e promovendo a transparência ativa, em conformidade com a Lei nº 12.527/2011; e

V - Franquear, por meio de licenças de uso, o acesso aos conhecimentos produzidos pelo órgão, assim como viabilizar a integração da base do conhecimento com os outros Repositórios Institucionais, permitindo sua adequada utilização pelos públicos interno e externo.

CAPÍTULO I

DA GOVERNANÇA DO REPOSITÓRIO DO CONHECIMENTO RC FUNASA

Seção I

Composição, Competências e Funcionamento do

Comitê Gestor do RC Funasa (CGRCF)

Art. 5º Fica instituído o Comitê Gestor do RC Funasa (CGRCF), composto por servidores da Fundação e subordinado à Presidência da instituição, o qual exercerá a gestão administrativa e operacional da ferramenta tecnológica do repositório digital (Dspace).

Parágrafo único. O CGRCF será auxiliado, no exercício de suas atribuições técnicas e administrativas, pela unidade administrativa responsável pela gestão editorial e curadoria da memória institucional (Dimub), pela unidade administrativa responsável pela gestão informacional e documental (Coseg), pela unidade administrativa responsável pela gestão de conteúdo das mídias digitais (Dicov), pela unidade administrativa responsável pela infraestrutura tecnológica de funcionamento da ferramenta do repositório digital (Coint), pela unidade administrativa responsável pela manutenção técnica do sistema de informação da solução tecnológica (Coinf) e pela unidade administrativa responsável pelo desenvolvimento institucional de pessoas (Codep).

Art. 6º O CGRCF será composto por dois núcleos:

I - Núcleo Técnico, formado por:

a) 01 (um) representante da Dimub/Coesc/Gabpr;

b) 01 (um) representante da Dicov/Coesc/Gabpr;

c) 01 (um) representante da Coseg/Cglog/Deadm;

d) 01 (um) representante da Coint/Cgmti/Deadm;

e) 01 (um) representante da Coinf/Cgmti/Deadm; e

f) 01 (um) representante da Codep/Cgesp/Deadm.

II - Núcleo Negocial, formado por:

a) 01 (um) representante do Gabpr;

b) 01 (um) representante da Direx;

c) 01 (um) representante da Audit;

d) 01 (um) representante da PFE;

e) 01 (um) representante do Densp;

f) 01 (um) representante do Desam;

g) 01 (um) representante do Deadm; e

h) 01 um) representante de cada Suest.

Art. 7º Ao Núcleo Técnico compete:

I - Zelar pela contínua adequação do RC Funasa à legislação de gestão documental, gestão da informação, gestão do conhecimento e aos padrões de uso e evolução necessários ao sistema;

II - Definir as pautas das reuniões do CGRCF;

III - Organizar, manter e disponibilizar os documentos correlatos à pauta das reuniões do CGRCF;

IV - Redigir as atas, apresentando-as para aprovação e assinatura dos membros presentes as reuniões do CGRCF;

V - Apoiar os usuários quanto à utilização da ferramenta DSpace;

VI - Deliberar quanto as decisões técnicas;

VII - Acompanhar a adequada utilização do RC Funasa, zelando pela qualidade das informações nele contidas; e

VIII - Revisar e disponibilizar os documentos on-line, assim como eventualmente contribuir com a inserção de material, conforme necessidade de suas áreas e/ou áreas afins.

Art. 8º Ao Núcleo Negocial compete:

I - Representar os servidores da Funasa;

II - Apresentar as necessidades das áreas, a fim de garantir a melhoria contínua do sistema;

III - Propor ações de comunicação necessárias à sensibilização e envolvimento de todos os servidores e colaboradores no uso do RC Funasa;

IV - Deliberar quanto as demais ações inerentes à gestão negocial do RC Funasa; e

V - Acompanhar o depósito de conteúdo e documentos selecionados nas suas áreas de atuação para comporem o RC Funasa.

Art. 9º O CGRCF é a instância responsável pela definição de diretrizes técnicas, produção de relatórios, gestão e criação de novas comunidades e coleções, de acordo com as necessidades da Funasa;

Parágrafo único. O CGRCF deve zelar pela implantação e aplicação desta política, assim como pela sua revisão e atualização, quando necessário.

Art. 10 As reuniões serão pré-definidas e realizadas pelo Núcleo Técnico do CGRCF, por necessidade identificada por este ou previamente provocada pelo Núcleo Negocial, sob demanda e devidamente fundamentadas.

Art. 11 O Núcleo Negocial deve, sempre que necessário ou quando solicitado, fornecer informações ao Núcleo Técnico, conforme explicitado no Art. 8° desta Portaria.

§ 1º Estas informações serão solicitadas por meio formal e serão respondidas utilizando-se o mesmo meio de comunicação utilizado para sua requisição inicial.

§ 2º A participação presencial de todos os membros ou somente de alguns dos membros do Núcleo Negocial nas reuniões do CGRCF será definida pelo Núcleo Técnico e ocorrerá por meio de convocação, de acordo com a necessidade do assunto a ser deliberado.

Art. 12 As decisões estritamente técnicas serão deliberadas pelo Núcleo Técnico e comunicadas ao CGRCF.

Art. 13 As resoluções do CGRCF serão referendadas por meio de decisão do Presidente da Funasa, formalizada em ato próprio.

Art. 14 O quórum mínimo para instalação e funcionamento de reunião do CGRCF corresponde à presença de todos os integrantes do Núcleo Técnico.

Art. 15 As decisões estabelecidas pelo Comitê serão publicadas no Boletim de Serviço da Funasa.

Art. 16 O CGRCF poderá convidar qualquer servidor que não o integra conforme o assunto a ser deliberado em pauta.

Seção II

Conteúdo do Repositório do Conhecimento RC Funasa

Art. 17 Entende-se por conteúdo, todos os ativos do conhecimento intelectual gerados na Funasa por servidores e/ou demais colaboradores, compreendendo-se assim a sua produção técnica, científica, educacional, informacional, multimídia e normativa organizacional, além dos demais ativos do conhecimento institucional, conforme os exemplos dos itens anteriormente definidos no Art. 2º desta Portaria.

Art. 18 O depósito de conteúdo no RC Funasa se dará por meio da inclusão individual de arquivos em formato digital, mediante a inserção (upload) integral dos mesmos diretamente no sistema da ferramenta tecnológica, não sendo permitido, portanto, somente o seu referenciamento (link) em serviço externo de nuvem computacional (Cloud Computing) ou de servidores de rede dedicados.

Parágrafo único. Compete à unidade responsável pela infraestrutura tecnológica garantir capacidade de armazenamento do servidor de rede de produção compatível com o bom funcionamento do sistema, promovendo-se a contínua gestão de riscos e as providências necessárias a mitigação de possíveis eventos que impactem na eficiência operacional da ferramenta, tais como a falta de espaço em disco para armazenar o montante de arquivos, bem como mitigar os riscos à integridade e à segurança das informações, com vistas a atender ao artigo 6º, inciso II, da Lei 12.527/2011 e demais normativas correlatas.

Art. 19 O RC Funasa será estruturado em comunidades, subcomunidades e coleções para a organização da informação e gestão do conteúdo produzido pela Fundação, bem como o seu respectivo depósito de itens.

Art. 20 Os conteúdos que possuam restrições legais quanto a sua disponibilização integral deverão ter seus metadados depositados até o término de vigência da restrição (embargo), sendo posteriormente disponibilizado o objeto digital em acesso aberto.

Art. 21 Para garantir a qualidade da informação, não serão aceitos itens com conteúdos incompletos e/ou arquivos corrompidos ou sem a devida identificação dos seus metadados.

Art. 22 Os metadados utilizados para descrever os conteúdos depositados seguirão padrões internacionais que facilitem a sua interoperabilidade e garantam a organização, recuperação e o acesso adequados, de acordo com as particularidades dos distintos tipos de conteúdo.

Art. 23 Os artigos científicos serão depositados somente depois de submetidos, aceitos e publicados em livros, revistas científicas, anais ou publicações similares.

Art. 24 Licenças de acesso aberto, preferencialmente do tipo Creative Commons, serão atribuídas aos conteúdos, de acordo com regras e critérios definidos pelo Comitê Gestor, em conformidade com a legislação de direitos autorais existente.

Seção III

Acesso e Uso do Conteúdo do Repositório do Conhecimento RC Funasa

Art. 25 O conteúdo do RC Funasa será de livre acesso, no contexto nacional e internacional, por meio de disponibilização do tipo openAcsess (sem restrições) na Internet.

Art. 26 O conteúdo do repositório estará visível para os motores de busca da internet, de forma a ampliar a visibilidade, acesso e uso dos ativos de conhecimento institucional, dentro e fora da Funasa.

Art. 27 Os materiais depositados no RC Funasa possuirão autorização de utilização e reprodução do conteúdo, de acordo com os termos da licença Creative Commons 4.0 (CC- BY- NC-SA) que significa:

a) atribuição - BY (deve-se atribuir o devido crédito);

b) não Comercial - NC (não pode ser usado para fins comerciais); e

c) compartilhamento pela mesma licença - SA (se remixar, transformar e criar a partir do material, deve distribuir o material modificado sob a mesma licença que o original).

Art. 28 Os casos de detecção ou denuncia de violação de direitos do autor serão analisados e deliberados pelo CGRCF.

Seção IV

Depósito dos Conteúdos Digitais no Repositório do Conhecimento RC Funasa

Art. 29 Cada setor da Funasa deverá inserir as produções de suas respectivas áreas conforme designado nas divisões de comunidades e coleções.

Art. 30 O depósito de itens se baseará na classificação da informação de forma temática em relação às comunidades e coleções existentes, independentemente do formato ou suporte do conteúdo original, inserindo-se o item em apenas uma das coleções, em cada comunidade ou subcomunidade respectiva.

Parágrafo único. Um mesmo item poderá ser replicado em diversas comunidades e/ou subcomunidades, após a inserção do seu original, a depender da necessidade de classificação do conteúdo da(s) informação(ões) em mais de um tema, onde somente poderá pertencer ao mesmo tipo de coleção à qual foi originalmente inserido, devido a sua natureza, sendo este o critério aceito para o seu mapeamento e replicação no sistema.

Art. 31 A inserção de metadados e o depósito do conteúdo poderão ser feitos na modalidade de auto arquivamento ou mediado por representantes do CGRCF, garantindo-se a sua preservação.

Art. 32 O depósito de conteúdos deverá estar acompanhado pelo Termo de Consentimento do Repositório do Conhecimento, no qual cada autor concede à Funasa o direito não exclusivo de preservar o conteúdo e dar acesso aberto ao público pela internet.

Art. 33 Em casos de coautoria com pessoas externas à Funasa ou com outras instituições, o depositante deverá ter obtido o direito de reprodução do conteúdo, antes de ingressá-lo no RC Funasa.

Art. 34 Os formatos dos objetos digitais que serão depositados dependerão do tipo de documento submetido e devem buscar a sua preservação, integridade e utilização em longo prazo. Estes formatos devem combinar com o uso de padrões internacionais e a estar sujeitos a capacidade técnico-operacional da ferramenta tecnológica da Funasa.

Art. 35 O depósito de objetos digitais que ultrapassarem o limite de tamanho suportado, de acordo com critérios técnicos para a segurança e o bom funcionamento do RC Funasa, deverão ser tratados e inseridos por meio de processo de armazenamento específico, diferentemente daquele estabelecido como padrão para o RC Funasa.

Art. 36 Para efetivação do registro, com vistas à submissão de aprovação final, é necessário o preenchimento de, no mínimo, todos os metadados obrigatórios, bem como a inserção do arquivo/mídia integral a ser disponibilizado.

Art. 37 Após concluída a etapa de registro e submissão do conteúdo no sistema, ainda será necessário que o depósito seja avaliado e aprovado por, pelo menos, 1 (um) membro do Núcleo Técnico do CGRCF, sendo este oriundo da Dimub, da Dicov ou da Coseg, especificamente, os quais estão tecnicamente habilitados e capacitados a mapear e revisar os metadados de todos os tipos de itens passíveis de inserção nas coleções disponíveis.

Art. 38 Vencida a etapa de aprovação pelo membro do Núcleo Técnico do CGRCF, o item estará finalmente disponível para visualização e download, somente podendo ser excluído ou editado por motivo devidamente justificado.

Seção V

Aspectos Técnicos da Plataforma Tecnológica do Repositório do Conhecimento RC Funasa

Art. 39 O Repositório do Conhecimento da Funasa será desenvolvido e funcionará em software livre (Dspace), de acordo com os princípios do acesso aberto.

Art. 40 Os quatro principais tipos de arquivos a serem depositados serão:

I - PDF, para documentos técnicos (em geral), com resolução mínima de 150 dpi, para impressão;

II - MPEG 4, para vídeos, com resolução mínima de 360 p;

III - MP3, para áudios, com configuração mínima de 128 Kb, em stéreo; e

IV - JPG, para imagens, com resolução mínima para impressão de 200 dpi.

Art. 41 Os itens originais que forem oriundos de softwares proprietários deverão ser convertidos, preferencialmente, nos formatos do Art. 40, com vistas a serem submetidos à depósito no RC Funasa.

Parágrafo único. Casos de formatos de arquivos proprietários específicos e diferenciados deverão ser submetidos a análise do Núcleo Técnico, com vistas a verificação da possibilidade de aceite ou da conversão em formato suportado pela ferramenta tecnológica do repositório.

Art. 42 O RC Funasa deverá possuir capacidade de integração (interoperabilidade) com sistemas nacionais e internacionais, utilizando protocolos e padrões abertos e internacionais no modelo Open Archive Iniciative (OAI) e padrão de metadados Dublin Core (DC).

Art. 43 O conteúdo do Repositório do Conhecimento (software e base de dados, o que inclui metadados e objetos digitais submetidos) deve fazer parte das políticas de cópia de segurança (backup), restauração (restore) e de recuperação de desastres da Coordenação Geral de Modernização e Tecnologia da Informação (Cgmti), contribuindo para a preservação, em longo, prazo dos ativos do conhecimento institucionais.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 44 O acompanhamento e aplicação desta política ficará sob a responsabilidade do Comitê Gestor do Repositório do Conhecimento da Funasa (CGRCF).

Art. 45 Esta política deverá ser revisada e atualizada constantemente, com vistas a se adequar à evolução tecnológica da ferramenta utilizada como repositório digital e às atualizações normativas referentes à Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento institucional.

Art. 46 Casos omissos serão decididos pelo CGRCF.

Art. 47 Ato posterior do Presidente da Funasa designará nominalmente os membros do CGRCF.

Art. 48 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

RONALDO NOGUEIRA DE OLIVEIRA