PORTARIA Nº 583, DE 28 DE MARÇO DE 2011

Institui o Conselho de Gestão de Documentos Digitais do Ministério da Saúde.

O MINISTRO DE ESTADO DA SAÚDE no uso da atribuição que lhe confere o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição, resolve:

Art. 1º Instituir o Conselho de Gestão de Documentos Digitais do Ministério da Saúde (CONGEDI), colegiado normativo e deliberativo, com a atribuição de elaborar a Política de Gestão de Documentos Digitais e Digitalizados, estabelecendo critérios de avaliação e uso de informações digitais, bem como de monitorar, aprovar e acompanhar projetos de mudança de suporte na abrangência da Administração Direta do Ministério da Saúde.

Art. 2º Ao CONGEDI caberá elaborar, implantar, fazer cumprir e atualizar a Política de Gestão de Documentos Digitais com objetivo de fortalecer a aplicação da metodologia de gestão de documentos em suporte impresso, eletrônico e/ou digital.

Art. 3º O CONGEDI tem por finalidade:

I - estabelecer normas e procedimentos para o gerenciamento de documentos digitais e digitalizados;
II - alinhar-se aos programas, projetos e iniciativas do governo federal relacionados a temas afins à Política de Gestão de Documentos Digitais do Ministério da Saúde;
III - acompanhar os avanços nas discussões do Registro Eletrônico em Saúde;
IV - acompanhar e orientar, de acordo com os critérios previstos nos programas de gestão arquivística de documentos, os levantamentos, os diagnósticos, a elaboração e a implantação de projetos de digitalização de documentos arquivísticos, no âmbito da Administração Direta do Ministério da Saúde;

V - garantir a efetividade da aplicação da metodologia de gestão de documentos arquivísticos no Ministério da Saúde;
VI - avaliar e emitir pareceres técnicos quanto à aquisição de quaisquer sistemas informatizados e softwares de gestão e de digitalização de documentos no âmbito da administração direta do Ministério da Saúde;
VII - avaliar e emitir pareceres técnicos quanto à aquisição de serviços, equipamentos e produtos de digitalização de documentos no âmbito da Administração Direta do Ministério da Saúde;
VIII - garantir a autenticidade, a disseminação, a preservação e a segurança dos documentos e das informações digitais e digitalizadas;
IX - realizar estudos e discussões com o objetivo de promover a manutenção e o aperfeiçoamento contínuo da infraestrutura tecnológica para a consecução dos objetivos estabelecidos na Política;
X - garantir e promover a aplicação de soluções tecnológicas para favorecer a implantação e a sustentabilidade dos projetos de digitalização de documentos, bem como a autenticidade e a preservação desses documentos no ambiente digital ao longo do seu ciclo de vida;
XI - assegurar a preservação dos documentos arquivísticos produzidos em suporte eletrônico pelos prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade instituída no Ministério da Saúde e aprovada pelo Arquivo Nacional; e
XII - assegurar o cumprimento das leis, normas, convenções e padronizações institucionais, nacionais e internacionais relativas à gestão de documentos digitais e digitalizados.

Parágrafo único. O CONGEDI poderá, sempre que necessário, solicitar pareceres de especialistas externos para validar projetos de alta complexidade, com ênfase nas atualizações tecnológicas, obedecidos os requisitos previstos na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 e observada a legislação vigente que impacte diretamente na implementação da Política de Documentos Digitais e Digitalizados do Ministério da Saúde.

Art. 4º O Conselho será constituído por um membro, titular e suplente, dos seguintes órgãos eáreas:

I - Consultoria Jurídica (CONJUR);
II - Gabinete da Secretaria-Executiva (SE);
III - Departamento de Informática do SUS (DATASUS);
IV - Coordenação-Geral de Documentação e Informação, da Subsecretaria de Assuntos Administrativos (CGDI/SAA)
V - Departamento de Gestão Hospitalar no Estado do Rio de Janeiro (DGHRJ);
VI - Instituto Nacional de Cardiologia (INC);
VII - Instituto Nacional de Traumatologia e Ortopedia (INTO);
VIII - Instituto Nacional de Câncer (INCA);
IX - Instituto Evandro Chagas (IEC); e
X - Centro Nacional de Primatas (CENP).

§ 1º Os membros, titulares e suplentes serão indicados à Coordenação do Conselho pelos dirigentes de seus respectivos órgãos e áreas, dentre os servidores que possuam conhecimento das necessidades do órgão e área, no prazo de 30 (trinta) dias, a contar da publicação desta Portaria.

§ 2º As Unidades representadas deverão prover os meios e informações necessárias às atividades de participação no Comitê.

§ 3º Caberá à Coordenação-Geral de Documentação e Informação, da Subsecretaria de Assuntos Administrativos, a presidência do Conselho, que será substituída nos impedimentos pelo seu suplente ou por membro do colegiado, escolhido por critério a ser estabelecido no Regimento Interno previsto no artigo 8º desta Portaria.

Art. 5º O Conselho poderá convidar, sempre que necessário, servidores dos órgãos do Ministério da Saúde, de outros órgãos da Administração Pública Federal, de entidades não-governamentais, bem como especialistas em assuntos ligados ao tema, cuja presença sejam consideradas necessárias ao cumprimento do disposto nesta Portaria.

Art. 6º O mandato dos conselheiros e suplentes será de quatro anos, exceto na primeira composição, na qual seis membros terão mandato de dois anos para assegurar a renovação parcial a cada dois anos.

Art. 7º À Coordenação-Geral de Documentação e Informação caberá manter uma Secretaria Técnica para suporte especializado ao Conselho no recebimento e na especificação técnica de cada projeto de gestão de documentos digitais e digitalizados, bem como na rotina administrativa e preparatóriaàs reuniões periódicas.

Art. 8º As funções dos membros do Conselho não serão remuneradas e seu exercício será considerado serviço público relevante.

Art. 9º O Conselho elaborará seu Regimento Interno, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, a partir da data da publicação desta Portaria, submetendo-o à aprovação do Ministro de Estado da Saúde.

Art. 10. A partir da publicação desta Portaria o CONGEDI iniciará os procedimentos para elaboração da Política de Gestão de Documentos Digitais do MS, para posterior aprovação do Ministro de Estado da Saúde.

Art. 11. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ALEXANDRE ROCHA SANTOS PADILHA