Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial da União
Gabinete do Ministro
PORTARIA Nº 1.864, DE 4 DE AGOSTO DE 2011
Dispõe sobre a gestão de documentos noâmbito dos órgãos do Ministério da Saúde.
O MINISTRO DE ESTADO DA SAÚDE, no uso da atribuição que lhe confere o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição, e
Considerando a necessidade de padronizar e regulamentar as atividades de protocolo e arquivo realizadas nos órgãos do Ministério da Saúde;
Considerando a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências;
Considerando a Lei n° 9.800, de 26 de maio de 1999, que institui o uso de sistema de transmissão de dados para a prática de atos processuais;
Considerando o Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996, da Presidência da República, que regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1965, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências;
Considerando o Decreto n° 4.553, de 27 de dezembro de
2002, da Presidência da República, que dispõe sobre a salvaguarda de
dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da
segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração
Pública Federal, e dá outras providências;
Considerando o Decreto n° 5.301, de 9 de dezembro de 2004, da Presidência da República, que regulamenta o disposto na Medida Provisória n° 228, de 9 de dezembro de 2004, que dispõe sobre a ressalva prevista na parte final do disposto no inciso XXXIII do art. 5° da Constituição, e dá outras providências;
Considerando a Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivo, que aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, a qual dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividade-Meio a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública;
Considerando a Portaria nº 5/SLTI/MP, de 19 de dezembro de 2002, que dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos integrantes do Sistema de Serviços Gerais (SISG);
Considerando a Portaria nº 90/MS/SAA, de 17 de outubro de 1996, que cria a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos do Ministério da Saúde;
Considerando a Portaria n° 288/MS/SAA, de 17 de novembro de 1997, que otimiza e racionaliza o uso dos recursos de microfilmagem;
Considerando a Portaria nº 29/MS/SAA, de 27 de janeiro de 1998, que institui o Código de Classificação de Documentos de Arquivo do Ministério da Saúde;
Considerando a Portaria nº 24/MS/SAA, de 8 de setembro de 2000, que institui o Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo; e
Considerando os conceitos e definições constantes da legislação, dos atos e dos dicionários especializados em arquivologia, resolve:
Art. 1º Dispor sobre as atividades de protocolo e arquivo, bem como sobre a capacitação de profissionais e prestação de assistência técnica em gestão de documentos no âmbito dos órgãos do Ministério da Saúde.
Parágrafo único. Compete à Coordenação de Arquivo e Gestão de Documentos (ARQUIVO) da Coordenação-Geral de Documentação e Informação (CGDI), da Subsecretaria de Assuntos Administrativos (SAA), da Secretaria-Executiva (SE) do Ministério da Saúde, a integração, a orientação e a capacitação dos órgãos do Ministério da Saúde quanto à execução dos procedimentos desta Portaria.
Art. 2º Para os efeitos desta Portaria, considerar-se-ão os seguintes conceitos e definições:
I -anexação: união de um documento a outro, de qualquer espécie, ao qual se incorpora definitivamente, desde que pertencente ao mesmo assunto e interessado;
II - anexo: documento, com finalidade elucidativa, incorporado a um documento principal;
III - apensação: união temporária de dois ou mais documentos, de qualquer espécie, para estudo, visando à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, conservando cada documento sua identidade, independência e numeração;
IV - arquivamento: ação pela qual a autoridade administrativa ou judiciária determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação;
V - arquivo corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pelo órgão que o produziu;
VI - arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação final;
VII -arquivo permanente: conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função do seu valor;
VIII -atividades de protocolo: procedimentos relacionados ao recebimento, registro, autuação, tramitação, controle, expedição e recuperação de documentos de arquivo no Ministério da Saúde;
IX - atividades de arquivo: procedimentos relacionados à classificação, ordenação, arquivamento, transferência, empréstimo, eliminação e recolhimento de documentos;
X -autuação: ação pela qual um documento recebido no protocolo passa a constituir processo;
XI - custódia: responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade;
XII - consulta: ação de examinar ou conhecer um documento ou busca direta ou indireta de informações;
XIII - correspondência particular: aquela de interesse pessoal de servidores do órgão;
XIV - correspondência oficial: aquela que trata de assuntos de interesse específico das atividades do órgão, trocada entre este e outras instituições, governamentais ou particulares;
XV - digitalização: processo de mudança de suporte de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como escâner;
XVI -desapensação: a separação de dois ou mais documentos de qualquer espécie juntados por apensação;
XVII -desmembramento: é a separação de parte da documentação de um processo para formar outro;
XVIII - despacho: informação destinada a orientar sobre uma ação ou encaminhamento;
XIX - destinatário: órgão ou pessoa a quem se destina o documento;
XX - documentos em fase corrente: documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto de consultas frequentes pelo órgão que os produziu;
XXI - eliminação: destruição de documentos após a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos e aprovação da Listagem de Eliminação de Documentos;
XXII - emitente: pessoa que assina o documento;
XXIII - empréstimo: cessão temporária de documentos para fins de consulta, reprodução ou exposição;
XXIV - espécie documental: divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato;
XXV - gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento;
XXVI -arquivo de guarda intermediária: arquivo responsável pelo conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação final;
XXVII -grau de sigilo: gradação de sigilo atribuída a um documento em razão da natureza de seu conteúdo e com o objetivo de limitar sua divulgação a quem tenha necessidade de conhecê-lo;
XXVIII - guia-fora: indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou peça documental para assinalar sua remoção temporária;
XXIX - interessado: órgão, pessoa ou tema que será objeto de análise ou mencionado no documento;
XXX - microfilmagem: processo de mudança de suporte de um documento por meio da produção de imagens fotográficas em formato altamente reduzido;
XXXI - microfilme: filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio de leitor de microformas;
XXXII - procedência: órgão ou pessoa produtora do documento;
XXXIII -processo: documento ou conjunto de documentos cujo conteúdo requeira análises, informações, despachos e decisões ou, ainda, que estejam relacionados às ações e operações contábilfinanceiras;
XXXIV - registro: atividade que consiste em digitar os elementos identificadores de cada documento e de sua tramitação, para fins de controle;
XXXV - recolhimento de documentos: entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida;
XXXVI - SENAPRO: Serviço Nacional de Protocolo da Administração Pública Federal;
XXXVII - tramitação: atividade de circular documento entre unidades organizacionais, internas e externas, para dar conhecimento e receber informes e pareceres que subsidiem a tomada de decisões;
XXXVIII -Tabela de Temporalidade: instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos;
XXXIX -Termo de Autuação: carimbo específico utilizado pela Unidade de Protocolo Autuadora para informar a data de autuação do documento, bem como a quantidade de folhas no momento da autuação;
XL - Termo de Desapensação: nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados;
XLI - Termo de Desentranhamento: nota utilizada para informar a retirada de peças de um processo;
XLII - Termo de Juntada por Anexação: nota utilizada para registrar a juntada definitiva de um ou mais processos a outro processo;
XLIII - Termo de Juntada por Apensação: nota utilizada para registrar a juntada temporária de um ou mais processos a outro processo;
XLIV -Termo de Eliminação de Documentos: instrumento no qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda;
XLV - Termo de Recolhimento: instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente;
XLVI - transferência: passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário;
XLVII -unidade de arquivamento: documento tomado por base, para fins de classificação, arranjo, armazenamento e notação;
XLVIII - valor permanente: valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo, também chamado valor histórico; e
XLIX - volume: cada divisão de um mesmo documento, de forma a facilitar o seu manuseio.
Art. 3º Para execução das atividades de protocolo deverá ser utilizado o Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo disponível na Rede Corporativa de Microcomputadores do Ministério da Saúde, o qual poderá ser utilizado por qualquer órgão do Ministério da Saúde que possua ponto de rede instalado.
Art. 4º O desenvolvimento e a atualização do Sistema de que trata o art. 3º devem ser realizados conjuntamente pela CGDI, por meio do ARQUIVO, e pelo Departamento de Informática do SUS ( DATASUS).
Parágrafo único. A CGDI será responsável pela gestão do sistema informatizado e o DATASUS pela administração técnica.
Art. 5º Cabe ao gestor do Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo o treinamento, o cadastro, a autorização, a definição de acesso do usuário, a elaboração e a manutenção de tabelas e relatórios gerenciais.
Art. 6º Compete ao DATASUS manter a infraestrutura lógica dos equipamentos, realizar backups das informações inseridas no sistema, a manutenção e a segurança do banco de dados.
Art. 7º Os profissionais responsáveis pela execução das atividades de protocolo devem observar os princípios éticos e manter absoluta discrição e sigilo com relação às informações contidas nos documentos.
CAPÍTULO I
DAS ATIVIDADES DO PROTOCOLO
SEÇÃO I
DO RECEBIMENTO
Art. 8º Toda documentação endereçada aos órgãos do Ministério da Saúde, encaminhada via correio ou malote, deverá ser recebida pelo Setor de Expedição ou correlatos do Ministério da Saúde.
Art. 9º É vedado aos órgãos do Ministério da Saúde o recebimento de documentação particular ou que não seja de interesse do órgão.
Art. 10. As correspondências com a identificação de CONFIDENCIAL ou RESERVADO devem ser encaminhadas diretamente ao seu destinatário, ou, no impedimento deste, ao seu superior hierárquico, sem que se proceda à abertura do envelope, cabendo ao destinatário providenciar o registro.
SEÇÃO II
DO REGISTRO
Art. 11. Todos os documentos recebidos e produzidos pelos órgãos do Ministério da Saúde devem ser registrados no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo do Ministério da Saúde, exceto os relacionados à propaganda comercial ou promocional de caráter privado.
§ 1° Os despachos referentes a documentos já registrados no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo devem ser efetuados no próprio documento ou em folha de despacho, devendo ser utilizados a frente e o verso da folha quando houver necessidade, de forma a dar continuidade ao documento, não sendo necessário um novo registro.
§ 2° A junção de um documento já registrado no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo a um novo documento ou a um processo deve ser informada no Sistema.
Art. 12. Após o registro, deve ser aposto ao documento, no canto superior direito, o carimbo identificador do sistema, e anotado o número de registro correspondente.
Art. 13. As folhas dos documentos devem ser numeradas em ordem crescente, sem rasuras, com o número no canto inferior direito do rodapé da página, recebendo o número 2 (dois) a partir da segunda folha.
Parágrafo único. O verso da folha não será numerado e sua identificação, quando for necessária, terá como referência a letra "v", da palavra verso.
Art. 14. Nenhuma correspondência pode permanecer por mais de 24 (vinte e quatro) horas nas unidades de protocolo sem que se tenha efetuado o seu registro ou a sua tramitação, exceto as correspondências recebidas às sextas-feiras, vésperas de feriados ou de pontos facultativos.
Art. 15. Nos casos de processos recebidos no Ministério da Saúde, provenientes de outros órgãos da Administração Pública, deve ser preservado o número de processo já existente, quando do seu registro no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo do Ministério da Saúde.
SEÇÃO III
DA TRAMITAÇÃO
Art. 16. A tramitação é a movimentação de documentos entre os órgãos internos e externos.
Parágrafo único. Todos os documentos devem ser tramitados no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo do Ministério da Saúde, sendo vedada a tramitação informal.
Art. 17. Os órgãos do Ministério da Saúde devem realizar a tramitação por meio de despacho no documento e registro no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo do Ministério da Saúde, e devem acompanhar a confirmação do recebimento no órgão de destino.
Parágrafo único. Após a tramitação do documento ou processo no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo do Ministério da Saúde, este deve ser encaminhado e acompanhado da Guia de Remessa de Documentos (GRD), caso seja de interesse dos órgãos do Ministério da Saúde.
Art. 18. A tramitação inicial de um processo interno deve ser feita da unidade de protocolo para a unidade solicitante da autuação, excetuando-se os casos em que houver despacho solicitando a tramitação para outro órgão do Ministério da Saúde.
Art. 19. Para proceder à tramitação de processos, os órgãos do Ministério da Saúde devem verificar se todas as folhas encontramse devidamente numeradas e rubricadas, sem rasuras e, quando for o caso, com os termos de anexação, apensação, desapensação, desmembramento, desentranhamento, encerramento e abertura de volume.
§ 1º Caso não seja observado o procedimento previsto no caput deste artigo, o processo será devolvido ao órgão que enviou o documento, por meio de despacho, comunicando as razões da devolução e solicitando que sejam providenciadas as correções ou sanadas as irregularidades.
§ 2º O processo pode ser composto por um ou mais volumes, que deverão tramitar em conjunto. Art. 20. A tramitação de documentos sigilosos deve ocorrer em envelopes duplos fechados, contendo apenas no envelope interno o nome do destinatário e a observação DOCUMENTO SIGILOSO.
§ 1° A abertura do envelope somente poderá ser realizada pelo próprio destinatário ou responsável hierarquicamente superior.
§ 2° A informação sobre o sigilo deve constar em todas as folhas do documento e na capa, se houver.
§ 3° São considerados sigilosos os dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade, da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
§ 4° No caso de o documento ser de interesse exclusivo do destinatário, escrever no envelope a palavra "Pessoal".
Art. 21. Deverá ser considerada prioritária a tramitação de documento relacionado com inquérito administrativo, sindicância e assuntos de caráter urgente.
SEÇÃO IV
DA AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 22. Autuação de documentos é a ação pela qual um documento passa a constituir processo.
Parágrafo único. Constituirá processo o documento ou o con-junto de documentos cujo conteúdo requeira análises, informações, despachos e decisões dos diversos órgãos do Ministério da Saúde ou, ainda, que estejam relacionados às ações e operações contábil-financeiras.
Art. 23. A solicitação de autuação de documento pode ser feita por qualquer órgão do Ministério da Saúde à unidade autuadora correspondente, por meio de despacho, na última folha do documento.
Art. 24. Os documentos encaminhados para autuação com a recomendação de URGENTE, assim como aqueles oriundos do Poder Judiciário ou que possuam prazos definidos para instrução ou decisão, deverão ter tratamento prioritário.
Art. 25. A autuação de documentos classificados como sigilosos deve ser processada por servidor designado formalmente para tal.
Parágrafo único. Após a autuação, o processo deverá tramitar em envelope duplo lacrado, devendo ser aposto o seu número e o órgão de destino.
Art. 26. O documento deve ser autuado utilizando-se os originais.
Parágrafo único. Nos casos em que não for possível a utilização dos documentos originais, deverá constar informação quanto ao motivo da utilização de cópia.
Art. 27. O processo deve ser composto por uma capa, con-tendo etiqueta de identificação com os seguintes elementos:
I - espécie do documento e a data de autuação;
II - número do processo no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo em uso no Ministério da Saúde;
III - interessado principal;
IV - procedência; e
V - resumo do documento.
Art. 28. O envelope que encaminha a correspondência não integrará o processo e deverá ser descartado, sendo necessário anotar ou registrar as informações referentes aos dados do remetente.
Parágrafo único. Será incluído no processo apenas o envelope cujo conteúdo precise ter a data de postagem comprovada.
Art. 29. A utilização de sistema de transmissão de dados e imagens tipo fac-símile não prejudica o cumprimento dos prazos, devendo os originais ser encaminhados aos órgãos do Ministério da Saúde no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis, contados da data de transmissão.
§ 1º Quem fizer uso da transmissão de documentos por facsímile será responsável pela qualidade e fidelidade do documento transmitido e pelo envio ou entrega do original.
§ 2º O documento transmitido via fac-símile deverá conter teor idêntico ao do documento original, devendo-se fazer a conferência no ato da sua inclusão.
§ 3º Na hipótese do documento não possuir teor idêntico ao do original não será substituído, mas sim anexado, para efeito de continuidade, às folhas do processo.
Art. 30. As mensagens transmitidas via correio eletrônico devem ser inseridas no processo, por meio de despacho ou memorando que as ratifique.
Parágrafo único. O destinatário que fizer uso de correio eletrônico e que elaborar o despacho ou memorando ratificando as informações encaminhadas via correio eletrônico será responsável pela veracidade das informações prestadas.
Art. 31. Não se constituirá primeira peça do processo os documentos que tenham caráter transitório, tais como convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo e de desarquivamento de processos.
Art. 32. Nenhum documento poderá permanecer por mais de 24 (vinte e quatro) horas nas unidades autuadoras sem que se tenha efetuado a sua autuação, exceto os documentos recebidos às sextasfeiras, vésperas de feriados e pontos facultativos.
Parágrafo único. Este prazo, que deverá ser comunicado à autoridade competente, poderá ser estendido, conforme o aumento da demanda de autuação.
Subseção I
Da Numeração das Folhas do Processo
Art. 33. As folhas dos processos devem ser numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo a primeira folha o número 1.
Parágrafo único. O verso da folha não será numerado e sua identificação, quando for necessária, terá como referência a letra "v", da palavra verso.
§ 1º As peças iniciais devem ser numeradas pela unidade autuadora correspondente.
§ 2º As peças subsequentes devem ser numeradas e rubricadas pelos órgãos do Ministério da Saúde, que as adicionarão em ordem crescente.
§ 3º A capa do processo não deve ser numerada.
§ 4º Para a numeração das folhas do processo, devem ser utilizados os numerais cardinais.
Art. 34. Não será permitida a numeração repetida de folhas ou diferenciação por meio de letras ou quaisquer outros artifícios nem rasuras.
Art. 35. Documento encadernado ou em brochura, bem como de grande volume, constitui anexo do processo, excetuando-se a peça principal, que deve ser desencadernada antes da autuação.
Art. 36. Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, deverá ser colada em folha de papel branco, devendo constar o carimbo da numeração de peças, de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.
Subseção II
Da Renumeração de Folhas do Processo
Art. 37. Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade de correção da numeração de qualquer folha do processo, a numeração anterior deve ser inutilizada, sem rasuras, fazendo-se um "X" sobre o carimbo incorreto.
§ 1º Para inserir o número correto, deverá constar novo carimbo de numeração no canto superior direito da folha, devendo este ser renumerado e rubricado.
§ 2º A renumeração deverá ser informada por meio de despacho, logo após o último despacho proferido no processo.
Art. 38. Os processos oriundos de outros órgãos e entidades, pertencentes ou não à Administração Pública, só terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta, certificada por meio de despacho.
Subseção III
Da Inclusão de Despacho no Processo
Art. 39. Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo deve ser feita por meio de despacho no próprio documento ou, caso seja necessário, em "Folha de Continuação de Despacho", a ser incluída no final do processo, utilizando-se tantas folhas quantas forem necessárias.
§ 1º Poderão ser utilizados a frente e o verso da folha de despacho e a inclusão de novas folhas somente será permitida após o total aproveitamento do verso.
§ 2º Quando da inserção de novos documentos no processo, deve ser inutilizado o espaço em branco da última folha de despacho com um traço na transversal.
§ 3° Para fins de agilidade na recuperação da informação por meio da consulta, o resumo do despacho deve se inserido no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo.
Art. 40. É proibida a inclusão de despachos na capa do processo.
Subseção IV
Da Juntada por Anexação de Documentos ou Processos
Art. 41. A juntada por anexação dar-se-á quando houver união definitiva e irreversível de um ou mais processos a outro processo mais antigo, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto ou assuntos semelhantes.
Art. 42. Na anexação, o processo mais recente deve ser colocado logo após a última folha do processo mais antigo, incluindo sua capa, que não deve ser numerada.
Art. 43. A autoridade competente deve inserir despacho e solicitar a anexação do processo mais recente ao processo mais antigo.
Art. 44. Deve ser lavrado o Termo de Juntada por Anexação na última folha do processo mais antigo.
Art. 45. As folhas do processo anexado devem ser renumeradas em sequência à numeração do processo mais antigo.
Art. 46. Na capa do processo mais antigo, em espaço próprio, deve ser anotado o número do processo anexado.
Art. 47. A anexação de documentos e processos deve ser executada no órgão que estiver de posse destes e daqueles.
Art. 48. Se na juntada por anexação for constatada a ausência de peças, tal fato deverá ser informado por meio de despacho na folha em que constar o Termo de Juntada por Anexação.
Art. 49. A Juntada por Anexação de documentos ou processos deve ser efetuada no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo em uso no Ministério da Saúde.
Subseção V
Da Juntada por Apensação de Processo
Art. 50. A juntada por apensação dar-se-á quando houver união temporária de um ou mais processos ao processo principal, destinados ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não, conservando cada processo sua identidade, independência e numeração de folhas.
§ 1º O processo principal é aquele cujo assunto necessite de um outro processo como subsídio à sua decisão.
§ 2º A apensação de um processo a outro deve ocorrer apenas para que as informações nele contidas sirvam como subsídio para a decisão do processo principal, devendo ser desapensado em seguida.
Art. 51. No ato da apensação, os processos devem ser superpostos um ao outro.
Art. 52. Quando da apensação, sob hipótese alguma as folhas do processo apensado devem ser renumeradas em continuidade ao processo principal, devendo permanecer com sua numeração original.
Art. 53. O Termo de Juntada por Apensação deve ser lavrado na última folha do processo principal, o qual, no ato da apensação, ficará em primeiro lugar, como também na última folha do processo acessório.
Parágrafo único. Na capa do processo principal deve ser anotado, em espaço próprio, o número do processo apensado.
Art. 54. A apensação de processos deve ser executada no órgão que estiver de posse desse processo.
Art. 55. A juntada por apensação deve ser efetuada no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo em uso no Ministério da Saúde.
Subseção VI
Da Desapensação
Art. 56. A desapensação consiste na separação de dois ou mais processos, quando finalizado o processo que o levou à apensação.
Art. 57. A desapensação ocorrerá no órgão que estiver de posse do processo, mediante determinação, por despacho da autoridade competente.
Art. 58. O Termo de Desapensação deve ser incluído na última folha do processo principal e também na última folha do processo acessório.
Art. 59. A desapensação deve ser efetuada no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo em uso no Ministério da Saúde.
Art. 60. A desapensação deve ser realizada antes que se proceda o arquivamento dos processos, no órgão que estiver de posse do processo.
Subseção VII
Do Desentranhamento de Peças
Art. 61. O desentranhamento, retirada de peça do processo, poderá ocorrer quando houver interesse do Ministério da Saúde ou a pedido de terceiros, desde que autorizado, por despacho prévio da autoridade competente do órgão que estiver de posse do processo.
§ 1º O documento retirado deve ser entregue ao interessado.
§ 2º É vedada a retirada da primeira peça do processo.
Art. 62. O processo que tiver peças desentranhadas conservará a numeração original de suas folhas e, no local de onde se retirou o documento original deve ser inserida cópia integral do documento.
§ 1º Na cópia de documentos originais deve ser aposto o carimbo de "Confere com o Original".
§ 2º Caso tenham sido incluídos documentos que não fazem parte do processo, esses deverão ser retirados e utilizado o Termo de Desentranhamento.
Art. 63. Sempre que houver retirada de peças deve ser lavrado, no verso da última folha da cópia do documento desentranhado, no canto superior esquerdo, o Termo de Desentranhamento.
Art. 64. Quando da retirada de qualquer folha do processo, essa não deve retornar com o mesmo número que recebeu no ato da primeira numeração, e caso seja recolocada ou reintegrada, será ao final do processo, na sequência da numeração de páginas existentes.
Subseção VIII
Do Desmembramento de Peças
Art. 65. O desmembramento, que se caracteriza pela separação de parte da documentação de um processo para formar outro, deve ocorrer mediante despacho da autoridade competente do órgão que estiver de posse do processo.
Parágrafo único. É vedada a retirada da primeira peça do processo.
Art. 66. O processo que tiver peças desmembradas deve conservar a numeração original de suas folhas, e no local de onde se retirou o documento original devem ser colocadas as cópias do documento.
Parágrafo único. Na cópia dos documentos originais deve ser aposto o carimbo de "Confere com o Original".
Art. 67. Sempre que houver desmembramento de peças deve ser lavrado, no verso da última folha da cópia do documento desmembrado, o Termo de Desmembramento.
Subseção IX
Da Diligência
Art. 68. O processo que não tenha atendido às formalidades indispensáveis ou ao cumprimento de alguma disposição legal, deve ser devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de que as falhas apontadas sejam corrigidas ou sanadas.
Parágrafo único. As falhas encontradas devem ser indicadas por meio de despacho ou ofício, no caso de instituições externas, registradas no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo e com a definição de um prazo para correção.
Subseção X
Do Encerramento e da Abertura de Volume Subsequente
Art. 69. Os volumes dos processos não devem exceder a 200 (duzentas) folhas.
Parágrafo único. Quando a peça processual contiver número de folhas excedentes ao limite fixado nesta Portaria, formar-se-ão outros volumes.
Art. 70. A abertura de um novo volume deve ser executada pelos órgãos do Ministério da Saúde.
Parágrafo único. Quando da tramitação do documento, devese informar a ação de abertura de volume no campo "Descrição do Despacho" do Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo.
Art. 71. Os volumes devem ser referenciados na capa do processo, com a inscrição de 1º volume, 2º volume e assim sucessivamente.
Art. 72. O encerramento de volume ocorrerá em folha suplementar, mediante inserção de despacho de Encerramento de Volume, devidamente numerado.
Art. 73. Deve ser incluído, em folha suplementar, logo após a capa, o despacho de Abertura de Volume, digitado de forma centralizada, devidamente numerado, obedecendo-se à sequência numérica do volume anterior.
Subseção XI
Da Reconstituição de Processos
Art. 74. O processo original, extraviado ou destruído acidentalmente, no âmbito do Ministério da Saúde, será reconstituído.
Art. 75. O servidor que primeiro tomar conhecimento do extravio ou da destruição acidental deve comunicar o ocorrido à autoridade competente de posse do documento, por meio de memorando registrado no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo em uso no Ministério da Saúde.
Art. 76. Quem houver dado causa ao desaparecimento do processo, por extravio ou destruição, poderá responder pelas custas da restauração, sem prejuízo da responsabilidade administrativa, civil ou penal.
Art. 77. Deverá ser designado formalmente um servidor para proceder à reconstituição do processo, que solicitará aos órgãos por onde o processo tramitou a disponibilização das cópias dos documentos de que dispuserem.
Art. 78. No processo reconstituído deverá ser colocada uma folha inicial, informando sua reconstituição, contendo o seu número, a procedência, o interessado, o assunto e outras informações que forem julgadas convenientes.
Art. 79. O processo reconstituído receberá um novo registro no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo em uso no Ministério da Saúde e será registrada a ocorrência citando o número do processo extraviado.
Art. 80. Homologada a reconstituição do processo, por meio de despacho, pela autoridade competente a que pertencer a unidade de extravio ou destruição acidental, o processo reconstituído valerá como original.
Art. 81. Se no decorrer da reconstituição for encontrado o processo original, esse deverá prosseguir seu andamento, sendo anexado a ele o processo reconstituído.
SEÇÃO V
DA EXPEDIÇÃO
Art. 82. A correspondência oficial a ser expedida pelo Ministério da Saúde, pelos Correios ou por malote, deverá ser registrada no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo em uso no Ministério da Saúde, na unidade de protocolo cadastradora correspondente e encaminhada aos setores de expedição ou correlatos.
Art. 83. A via da Guia de Remessa de Documento deverá acompanhar a documentação para assinatura, sendo devolvida ao órgão de origem para arquivamento.
Art. 84. Sob nenhuma hipótese poderá haver duas correspondências com o mesmo número, não sendo assim admissível diferenciá-las por letras "A", "B" e nem rasurá-las.
Art. 85. A correspondência de caráter particular não será expedida pelo Ministério da Saúde.
CAPÍTULO II
DAS ATIVIDADES DE ARQUIVO
SEÇÃO I
DA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 86. Todo documento produzido ou recebido pelo Ministério da Saúde, no exercício de suas funções e atividades, deverá ser classificado de acordo com o "Código de Classificação de Documentos de Arquivo do Ministério da Saúde: Atividades Meio e Fim", publicado no Boletim de Serviço nº 51-VIII, de 26 de dezembro de 1997, e suas atualizações subsequentes.
Art. 87. A classificação utilizada será baseada no assunto do documento com o objetivo de agrupá-lo sob um mesmo tema, refletindo a atividade que o gerou e determinando o uso da informação nele contida.
Art. 88. A classificação de documentos compreende as atividades de estudo e codificação do documento.
Art. 89. A classificação de documentos deverá ser realizada por profissionais treinados para essa atividade.
SEÇÃO II
DA ORDENAÇÃO E DO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
Art. 90. Uma vez classificado e tramitado nos órgãos do Ministério da Saúde, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às operações de inspeção e ordenação de documentos.
§ 1º A operação de inspeção consiste em verificar se o documento destina-se realmente ao arquivamento, se possui anexo e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
§ 2º A operação de ordenação consiste no agrupamento dos documentos classificados sob um mesmo assunto.
Art. 91. Todo documento, para ser arquivado, deverá possuir o registro no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo em uso no Ministério da Saúde. Art. 92. Todo documento que for encerrado por manifestação de mérito ou por ato declaratório deverá ser arquivado.
§ 1° O arquivamento deve ser precedido de classificação para garantir a confiabilidade das informações sobre sua localização e sua situação.
§ 2° O arquivamento dos documentos deve ser feito pelo assunto e código correspondente e não pela espécie do documento.
§ 3º Os documentos da fase corrente devem ser arquivados nos órgãos do Ministério da Saúde pelo tempo determinado na Tabela de Temporalidade de Documentos.
Art. 93. Quando o documento contiver um assunto principal e outros assuntos considerados secundários, devem ser utilizadas folhas de referência.
Parágrafo único. O documento deve ser arquivado no assunto principal, informando-se os dados do documento na folha de referência a ser arquivada na unidade de arquivamento correspondente ao assunto secundário.
SEÇÃO III
DA TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS
Art. 94. Os documentos arquivados devem permanecer nos órgãos do Ministério da Saúde pelos prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos e decorridos esses prazos deverão ser transferidos aos Arquivos de Guarda Intermediária do Ministério da Saúde, por meio do preenchimento da Guia de Transferência de Documentos.
§ 1º A Guia de Transferência de Documentos deve ser assinada pelo responsável do órgão do Ministério da Saúde que efetuou a transferência e pelo responsável do Arquivo de Guarda Intermediária do Ministério da Saúde.
§ 2º A Guia de Transferência de Documentos deve conter o nome completo do profissional responsável pela prestação de assistência técnica do ARQUIVO/CGDI que procedeu à conferência da guia .
§ 3º O Arquivo de Guarda Intermediária deve proceder à conferência da Guia de Transferência de Documentos, providenciar o armazenamento da documentação, arquivar a Guia de Transferência de Documentos original e encaminhar uma cópia à unidade que efetuou a transferência.
Art. 95. Os documentos devem ser transferidos de acordo com a ordenação e a organização dos órgãos do Ministério da Saúde, sob orientação do ARQUIVO/CGDI/SAA.
Art. 96. A transferência de documentos deve ser acompanhada por profissionais dos respectivos órgãos do Ministério da Saúde.
Art. 97. Os documentos transferidos devem ter sua tramitação registrada no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo em uso no Ministério da Saúde.
Art. 98. Os documentos transferidos passam à custódia e responsabilidade do Arquivo de Guarda Intermediária, sendo a sua propriedade do órgão que efetuou a transferência.
Art. 99. Só poderão ser transferidos documentos originais, e somente na ausência desses as cópias serão consideradas, para efeito de arquivamento.
SEÇÃO IV
DA CONSULTA E DO EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS
Art. 100. A consulta a documentos transferidos aos Arquivos de Guarda Intermediária do Ministério da Saúde deve ser realizada em sala própria e acompanhada de servidor que será responsável pela segurança dos documentos consultados.
Art. 101. O empréstimo ocorrerá quando o documento for retirado pelo órgão do Ministério da Saúde ou do Arquivo de Guarda Intermediária do Ministério da Saúde, com o objetivo de prestar informação.
Art. 102. A solicitação de empréstimo de um órgão ao Arquivo de Guarda Intermediária do Ministério da Saúde deve ocorrer por meio de Recibo de Empréstimo.
Art. 103. Somente o órgão que efetuou a transferência de documentos ao Arquivo de Guarda Intermediária do Ministério da Saúde pode consultá-los e solicitar empréstimo, ou, no caso de mudança de estrutura, o órgão sucessor.
§ 1º Documentos de órgãos extintos poderão ser consultados mediante solicitação à SAA/SE do Ministério da Saúde.
§ 2º Para consulta a documentos transferidos aos Arquivos de Guarda Intermediária do Ministério da Saúde, o órgão interessado deverá solicitá-lo à área que efetuou a transferência.
Art. 104. O prazo para devolução do documento emprestado deve ser de 15 (quinze) dias corridos contados a partir da data da retirada do documento, podendo ser prorrogado mediante solicitação.
Art. 105. O superior hierárquico do órgão solicitante do empréstimo será informado nos casos em que o documento não seja devolvido no prazo estabelecido, ou quando não ocorrer solicitação de renovação de empréstimo.
SEÇÃO V
DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 106. A eliminação de documentos somente poderá ocorrer após a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos do Ministério da Saúde, a aprovação da Listagem de Eliminação de Documentos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos do Ministério da Saúde (CPADA) e a anuência do Arquivo Nacional.
§ 1º Em caso de mudança de suporte para microfilme, a eliminação dos documentos deverá ser precedida de lavratura de termo que contenha os dados referentes à documentação, assunto, datalimite, órgão expedidor dos documentos e os respectivos rolos de microfilme onde está inserida a documentação, bem como da extração e revisão do microfilme cópia.
§ 2º Os microfilmes originais e cópias serão preservados pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os respectivos originais, de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos.
§ 3º Os prazos de guarda descritos na Tabela de Temporalidade de Documentos devem se iniciar a partir da data do último despacho de arquivamento.
§ 4º O órgão deverá preencher a Listagem de Eliminação de Documentos, colher a assinatura da chefia e do responsável pela seleção dos documentos e encaminhá-la à CPADA para aprovação.
§ 5º Nos Núcleos Estaduais, um membro do Grupo de Trabalho deverá realizar a conferência da Listagem de Eliminação dos Documentos e encaminhá-la ao ARQUIVO/CGDI/SAA, para análise e encaminhamento à CPADA para aprovação.
§ 6º A Listagem de Eliminação de Documentos acumulados nos Arquivos de Guarda Intermediária, provenientes de órgãos extintos, deve ser assinada pelo responsável pela seleção, pela autoridade do órgão a quem compete autorizar e pelo Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
§ 7º Após aprovação da Listagem de Eliminação de Documentos pelo Arquivo Nacional, a CPADA do Ministério da Saúde elaborará o Termo de Eliminação de Documentos e o órgão do Ministério da Saúde que estiver de posse da documentação providenciará a eliminação física.
§ 8º O original da Listagem de Eliminação de Documentos deve ser encaminhado ao Arquivo Central, devendo permanecer uma cópia no órgão do Ministério da Saúde que procedeu à eliminação para efeito de acompanhamento.
§ 9º Compete à CPADA adaptar, orientar e autorizar a aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública e elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim da Administração Direta do Ministério da Saúde.
Art. 107. Os documentos de valor permanente não podem ser eliminados, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislação em vigor.
SEÇÃO VI
DA MUDANÇA DE SUPORTE DE DOCUMENTOS
Art. 108. A mudança do suporte documental deve estar pre-vista na Tabela de Temporalidade de Documentos do Ministério da Saúde.
§ 1° Entende-se por mudança de suporte de documentos a captura das informações, passando-as de um tipo de suporte para outro, com a utilização de recursos tecnológicos.
§ 2° Serão utilizados os recursos de microfilmagem e digitalização de documentos.
Art. 109. Os órgãos do Ministério da Saúde devem solicitar ao ARQUIVO/CGDI orientações quanto à mudança de suporte documental.
Parágrafo único. Compete ao Centro de Microfilmagem e Digitalização (CMD/ARQUIVO/CGDI) a emissão de pareceres técnicos e a elaboração de projetos de microfilmagem e digitalização de documentos, em consonância com as normas e padrões de qualidade estabelecidos na legislação vigente.
SEÇÃO VII
DO RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
Art. 110. Os documentos de Guarda Permanente, de acordo com os prazos previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos do Ministério da Saúde, devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
Parágrafo único. Os documentos recolhidos passarão à custódia e responsabilidade do Arquivo Nacional.
Art. 111. Os responsáveis pelos Arquivos de Guarda Intermediária do Ministério da Saúde devem preencher o Termo de Recolhimento, acondicionar os documentos conforme especificações do Arquivo Nacional e providenciar o transporte da documentação e sua alocação nas dependências do Arquivo Nacional.
Art. 112. Nos Núcleos Estaduais, o recolhimento da documentação será orientado e acompanhado pelo ARQUIVO/CGDI.
Art. 113. O recolhimento de documentos que sofreram mudança de suporte obedecerá à legislação vigente.
SEÇÃO VIII
DA CAPACITAÇÃO E DA ASSISTÊNCIA TÉCNICA
Art. 114. Cabe ao ARQUIVO:
I - promover a capacitação e o aperfeiçoamento de recursos humanos envolvidos com as atividades de gestão de documentos no Ministério da Saúde; e
II - prestar assistência técnica em gestão de documentos aos órgãos do Ministério da Saúde para correta implementação das atividades descritas nesta Portaria.
Art. 115. As atividades de assistência técnica em gestão de documentos nos Núcleos Estaduais serão realizadas por membros de Grupos de Trabalho instituídos pela CPADA do Ministério da Saúde e supervisionadas pelo ARQUIVO/CGDI.
Parágrafo único. Os Grupos de Trabalho deverão ser formados por um coordenador, um substituto e por um membro de cada órgão do Ministério da Saúde.
Art. 117. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.