PORTARIA Nº 1.631, DE 26 DE JULHO DE 2012

Redefine a Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) no âmbito do Ministério da Saúde e seus órgãos seccionais.

O MINISTRO DE ESTADO DA SAÚDE, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 8º do Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, resolve:

Art. 1º Esta Portaria redefine a Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) no âmbito do Ministério da Saúde e dos órgãos seccionais.

Art. 2º Para os fins do Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, considera-se:

I - órgão setorial do SIGA: Ministério da Saúde (MS);

II - órgãos seccionais do SIGA:

a) Fundação Nacional de Saúde (FUNASA);

b) Fundação Oswaldo Cruz (FIOCRUZ);

c) Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA);

d) Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS);

e) Empresa Brasileira de Hemoderivados e Biotecnologia (HEMOBRÁS); e

f) Hospital Nossa Senhora da Conceição S/A.

Art. 3º Compete à Subcomissão do SIGA:

I - identificar, acompanhar e orientar as atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito do MS e dos órgãos seccionais;

II - identificar e orientar as rotinas de trabalho desenvolvidas no MS e nos órgãos seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, digitalização, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas;

III - propor o alinhamento das ações e práticas de gestão de documentos no âmbito do MS e dos órgãos seccionais à legislação vigente e às recomendações técnicas e orientações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Arquivo Nacional;

IV - acompanhar e orientar, de acordo com os critérios previstos nos programas de gestão arquivística de documentos, os levantamentos, os diagnósticos, a elaboração e a implantação de projetos de gestão de documentos;

V - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com órgãos e entidades públicas e privadas, nacionais e internacionais, e sistemas afins;

VI - realizar discussões, estudos e pesquisas com o objetivo de promover e disseminar as ações de gestão de documentos no âmbito do MS e dos órgãos seccionais por meio de publicações técnicas; e

VII - criar Subgrupos da Subcomissão do SIGA no âmbito do MS e dos órgãos seccionais com o objetivo de identificar, acompanhar e orientar as necessidades específicas de cada órgão seccional.

Art. 4º A Subcomissão do SIGA no âmbito do MS e dos órgãos seccionais é composta por representantes, titular e suplente, dos seguintes órgãos e entidades:

I - 1 (um) da Coordenação de Arquivo e Gestão de Documentos (ARQUIVO/CGDI/SAA/SE/MS);

II - 1 (um) da FUNASA;

III - 1 (um) da FIOCRUZ;

IV - 1 (um) da ANVISA;

V - 1 (um) da ANS;

VI - 1 (um) da HEMOBRÁS; e

VII - 1 (um) do Hospital Nossa Senhora da Conceição S/A.

§ 1º A Presidência da Subcomissão será exercida pelo representante titular do ARQUIVO/CGDI/SAA/SE/MS, designado em ato específico do Ministro de Estado da Saúde.

§ 2º Ato do Ministro de Estado da Saúde designará o representante que substituirá o Presidente da Subcomissão nas suas licenças, ausências e impedimentos eventuais.

§ 3º Os representantes, titular e suplentes, serão indicados pelos dirigentes máximos dos respectivos órgãos e entidades à Presidência da Subcomissão no prazo de 30 (trinta) dias contado da data de publicação desta Portaria.

Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ALEXANDRE ROCHA SANTOS PADILHA