PORTARIA Nº 32, DE 16 DE JUNHO DE 2017

Dispõe sobre a criação, composição e atribuições da Comissão Científica, Comissão Organizadora e da Comissão de Fiscalização da Mostra Nacional de Experiências Bem-Sucedidas em Epidemiologia, Prevenção e Controle de Doenças (EXPOEPI).

O SECRETÁRIO DE VIGILÂNCIA EM SAÚDE, no uso das atribuições que lhe conferem os art. 41e 56, do Anexo I ao Decreto nº. 8.901, de 10 de novembro de 2016; e Considerando a Portaria nº. 21/SVS/MS, de 18 de maio de 2006, que instituiu a Mostra Nacional de Experiências Bem-Sucedidas em Epidemiologia, Prevenção e Controle de Doenças (EXPOEPI), resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre a criação, composição e atribuições da Comissão Científica, da Comissão Organizadora e da Comissão de Fiscalização da Mostra Nacional de Experiências Bem-Sucedidas em Epidemiologia, Prevenção e Controle de Doenças (EXPOEPI)

§ 1º Fica instituída a Comissão Científica, a Comissão Organizadora e a Comissão de Fiscalização para planejamento, organização e fiscalização da Mostra Nacional de Experiências Bem- Sucedidas em Epidemiologia, Prevenção e Controle de Doenças (EXPOEPI).

§2º O acompanhamento da execução do evento será efetuado pela Comissão Científica, pela Comissão Organizadora, pela Comissão de Fiscalização, podendo haver a participação de outras áreas quando solicitada.

CAPÍTULO II

DA COMISSÃO CIENTÍFICA

Art. 2º A Comissão Científica será composta pela Coordenação Geral de Desenvolvimento da Epidemiologia em Serviço (CGDEP/DEGEVS/SVS/MS) com auxílio dos demais órgãos da Secretaria de Vigilância em Saúde da seguinte forma:

I - Coordenação;

II - Grupo técnico de triagem;

III - Grupo técnico de seleção; e

IV - Subcomissão técnico-científica.

Art. 3º Compete à Coordenação da Comissão Científica:

I - elaborar, divulgar e executar as atividades relacionadas à Mostra e a sua programação científica;

II - elaborar, implementar e divulgar o edital da EXPOEPI;

III - identificar os temas de interesse em vigilância em saúde para compor a programação do evento e elaborar a programação científica, para aprovação do Secretário de Vigilância em Saúde;

IV - coordenar e acompanhar o envio dos convites e a confirmação dos convidados da programação científica e dos finalistas da Mostra;

V - constituir e coordenar as atividades dos grupos de trabalho específicos da comissão científica para triagem e seleção dos finalistas;

VI - conduzir as atividades científicas da Mostra Competitiva, exposição de pôsteres e painéis científicos;

VII - validar os resultados da Mostra Competitiva e submetêlos à aprovação do Secretário de Vigilância em Saúde; e

VIII - organizar e divulgar os resumos das experiências, trabalhos e intervenções sociais finalistas apresentados na EXPOEPI nos seus Anais.

Art. 4º Compete ao Grupo técnico de triagem:

I - analisar a observância dos critérios de elegibilidade em consonância com o edital; e

II - confirmar as propostas elegíveis por áreas definidas no edital.

Art. 5º Compete ao Grupo técnico de Seleção selecionar as experiências, os trabalhos e as intervenções sociais finalistas de acordo com os critérios definidos no edital.

Art. 6º Compete à Subcomissão técnico-científica:

I - recepcionar e orientar os palestrantes sobre a organização definida para o evento;

II - assessorar os palestrantes durante o evento;

III - organizar a sessão e o processo de votação da Mostra Competitiva;

IV - organizar a sessão de pôsteres; e

V - acompanhar, em articulação com a Comissão Organizadora e suas subcomissões, as condições necessárias de infraestrutura e logística para o desenvolvimento das atividades científicas.

CAPÍTULO III

DA COMISSÃO ORGANIZADORA

Art. 7º A Comissão Organizadora será composta por Dirigentes, Servidores, Técnicos Auxiliares da Secretaria de Vigilância em Saúde e, se necessário, por representantes indicados pelos demais órgãos do Ministério da Saúde para integrarem:

I - Coordenação Geral;

II - Subcomissão de Alimentação e Bebidas;

III - Subcomissão da Área de Exposição;

IV - Subcomissão de Almoxarifado;

V - Subcomissão de Cerimonial;

VI - Subcomissão de Comunicação;

VII - Subcomissão de Credenciamento;

VIII - Subcomissão de Hospedagem;

IX - Subcomissão de Recursos Humanos;

X - Subcomissão de Salas; e

XI - Subcomissão de Transporte.

§1° Todos os integrantes das Subcomissões serão indicados pelo Chefe de Gabinete desta Secretaria para auxiliarem, em suas atribuições específicas, a Comissão de Fiscalização.

§2º A Coordenação Geral da Comissão Organizadora será colegiada e composta pelo Chefe de Gabinete da Secretaria de Vigilância em Saúde, pelo Coordenador do Núcleo de Comunicações (NUCOM/SVS), pelo Representante de Eventos e Cerimonial da Secretaria de Vigilância em Saúde.

Art. 8º Compete a Comissão Organizadora:

I - elaborar o Termo de Referência do evento em conjunto com as Comissões Científica e de Fiscalização, com posterior apreciação do Secretário de Vigilância em Saúde;

II - coordenar as atividades de infraestrutura, tais como montagem de estandes, salas, exposição, espaço para alimentação e sinalização;

III - coordenar as atividades de logística de hospedagem, transporte, emissão de passagens aéreas, com o envio das informações aos participantes referentes ao seu deslocamento e estadia durante o período do evento;

IV - realizar o envio dos convites aos participantes;

V - definir e aplicar, em conjunto com a Assessoria de

Comunicação/ Publicidade (ASCOM/GM/MS), a identidade visual do evento nos produtos de comunicação;

VI - elaborar o conteúdo para o hotsite do evento;

VII - manter atualizado o banco de dados dos participantes do evento;

VIII - definir o cronograma de reuniões com a empresa contratada, integrantes das Subcomissões e com os fiscais designados;

IX - propor layouts e identidade visual do evento; e

X - noticiar ao fiscal sobre a necessidade de possíveis alterações contratuais.

CAPÍTULO IV

DAS SUBCOMISSÕES

Seção I

Da Subcomissão de Alimentação e Bebidas

Art. 9º É competência da Subcomissão de Alimentação e Bebidas:

I - controlar, diariamente, a lista de refeições (almoço), por meio de leitor óptico e voucher;

II - controlar os serviços de água, café, chá, lanche e leite, nos termos acordados;

III - controlar os horários para o efetivo oferecimento dos serviços contratados;

IV - notificar o fiscal do contrato, em caso de descumprimento ou falhas nos serviços de alimentação e bebidas;

V - verificar e coordenar a execução dos serviços de limpeza da área de alimentação;

VI - solicitar à Comissão Organizadora a alteração do número de refeições a ser fornecido no dia seguinte com 6 horas de antecedência; e

VII - acompanhar o número de refeições consumidas no primeiro dia e o número de credenciados para o dia seguinte do evento e, em caso de necessidade de alteração, sugerir a alteração ao fiscal titular/suplente em documentação padrão a ser oferecida pelo fiscal titular/suplente.

Seção II

Da Subcomissão da área de Exposição

Art. 10. Compete à Subcomissão da Área de Exposição:

I - acompanhar a montagem da área de exposição, de acordo com a planta baixa e layout aprovados pela Comissão Organizadora;

II - retirar do almoxarifado os materiais a serem distribuídos na área de exposição;

III - coordenar as equipes dos estandes;

IV - verificar e coordenar a execução dos serviços de limpeza da área de de exposição; e

V- Sempre que necessário, solicitar a presença de profissional habilitado para conferência de medidas e metragens.

Seção III

Da Subcomissão de Almoxarifado

Art. 11. Compete à Subcomissão de Almoxarifado:

I - receber, controlar e entregar os materiais a serem distribuídos no estande e no credenciamento; e

II - apresentar relatório com informações precisas do material recebido e distribuído durante todo o evento.

Seção IV

Da Subcomissão de Cerimonial

Art. 12. Cumpre a Subcomissão de Cerimonial:

I - organizar as cerimônias do evento;

II - prestar assessoria as mesas de abertura;

III - coordenar a distribuição de Mestres de Cerimônias, bem como de recepcionistas na plenária, salas de mostras, painéis e oficinas;

IV - coordenar a sala de autoridades;

V - recepções aos homenageados da EXPOEPI no aeroporto;

VI - recepcionar as autoridades presentes no evento;

VII - receber e realizar a conferência dos troféus a serem entregues aos vencedores das mostras competitivas; e

VIII - acompanhar e organizar, juntamente com a Comissão Científica, a programação do evento.

Seção V

Da Subcomissão de Comunicação

Art. 13. Compete a Subcomissão de Comunicação:

I - acompanhar as principais atividades da programação científica do evento e elaborar textos para o site do evento;

II - coordenar os fotógrafos contratados e selecionar fotos do evento para o site;

III - acompanhar as entrevistas que as autoridades do Ministério sejam requisitadas;

IV - atender a imprensa local e de eventuais países participantes; e

V - comunicar aos fiscais auxiliares e/ou suplente as divergências e dificuldades na execução dos trabalhos em razão de descumprimento de obrigação contratual.

Seção VI

Da Subcomissão de Credenciamento

Art. 14. Compete a Subcomissão de Credenciamento:

I - acompanhar a instalação do banco de dados dos participantes;

II - coordenar os recepcionistas do credenciamento;

III - coordenar a entrega de material aos participantes, no ato do credenciamento;

IV - solucionar problemas relativos ao credenciamento, juntamente com a Coordenação da Comissão Organizadora e empresa contratada para realização do evento;

V - coordenar o recebimento de material provindo do almoxarifado; e

VI - orientar e coordenar o recebimento e entrega de volumes dos participantes (guarda-volumes).

Seção VII

Da Subcomissão de Hospedagem

Art.15. Compete a Subcomissão de Hospedagem

I - acompanhar a entrada (check-in) e saída (check-out) dos participantes no estabelecimento hoteleiro;

II - organizar e entregar a carta de boas-vindas e vouchers dos jantares no momento da chegada do participante ao hotel;

III - colher assinatura na lista de hospedagem;

IV - colher assinatura e recolher os vouchers dos participantes hospedados que jantarem; e

V - auxiliar na solução dos problemas referentes à hospedagem juntamente com a empresa contratada e o fiscal.

Seção VIII

Da Subcomissão de Recursos Humanos

Art.16. Compete a Subcomissão de Recursos Humanos:

I - verificar a entrega do relatório circunstanciado das atividades diárias desenvolvidas pelos profissionais de recursos humanos, inclusive de seus respectivos coordenadores;

II - verificar por lista de ponto a presença dos profissionais contratados para o evento;

III - obter a relação nominal de todos os profissionais utilizados pela empresa contratada, dentre empregados, sócios executores, empregados de subcontratadas e estagiários, se houver;

IV - requerer as seguintes informações dos prestadores de serviços contratados pela empresa: nome completo, CPF/MF, identidade, função em exercício, alocação do objeto contratado;

V - acompanhar as atividades dos profissionais e verificar os casos que se enquadram em horas extras, se houver, com a respectiva justificativa; e

VI - atuar para uma possível substituição de profissionais ou a realocação dos mesmos para outros lugares e anotar as ocorrências em registro próprio.

Seção IX

Da Subcomissão de Salas

Art.17. Compete a Subcomissão de Salas:

I - coordenar e acompanhar a montagem das salas e demais infraestruturas, de acordo com os layout aprovados pela Comissão Organizadora;

II - coordenar e acompanhar a instalação dos equipamentos, verificando o funcionamento dos mesmos e o prazo de entrega;

III - verificar a execução do serviço de limpeza no local do evento; e

IV - acompanhar se houve o cumprimento da identidade visual (respectiva à papelaria) prevista em contrato.

Seção III

Da Subcomissão de Transporte

Art. 18. Compete a Subcomissão de Transporte:

I - coordenar os serviços de traslado geral, juntamente com a empresa contratada para realização do evento; e

II - auxiliar a Comissão de Fiscalização de Contrato no relatório contendo as ocorrências diárias.

CAPÍTULO V

DA COMISSÃO DE FISCALIZAÇÃO

Art. 19. A Comissão de Fiscalização será composta pelo Fiscal titular do contrato e seu suplente, que contará com o apoio de pelo menos 1 fiscal auxiliar e seu suplente nas seguintes áreas:

I - Área de Alimentação e Bebidas;

II - Área de Área de Exposição, Depósito e Credenciamento;

III - Área de Comunicação;

IV - Área de Hospedagem;

V - Área de Salas;

VI - Área de Recursos Humanos; e

VII - Área de Transporte.

Art. 20. Os fiscais titular, auxiliares e seus respectivos suplentes responderão estritamente pela subcomissão a que estiverem designados, sendo ao final do evento convocados para atestar os elementos de sua competência.

Art. 21. Compete privativamente ao fiscal titular/suplente:

I - elaborar a documentação padrão e orientações para execução dos trabalhos de fiscalização;

II - orientar a elaboração e consolidar os relatórios diários e o relatório técnico conclusivo de cada subcomissão da Comissão Organizadora;

III - decidir internamente sobre pedidos de alteração do contrato, de solicitação de documentos comprobatórios, de glosa, de solicitação de esclarecimentos e providências, de aditamento contratual, de atuações e de multa;

IV - apresentar Relatório Técnico Conclusivo detalhado ao final do evento; e

V - solicitar providências aos fiscais auxiliares/suplentes e demais componentes da comissão organizadora.

Art. 22. Compete ao Fiscal titular do Contrato /Suplente e aos Fiscais auxiliares e respectivos suplentes:

I - providenciar a autuação de protocolo de entrega imediatamente após o recebimento do processo de contratação;

II - juntar ao processo de fiscalização, em ordem cronológica, todos os registros pertinentes à fiscalização, tais como documentações, anotações, atas de reuniões, registros de telefonemas, protocolos de entrega de material, mensagens por correio eletrônico e outros documentos necessários ao bom acompanhamento do contrato;

III - conhecer condições contratuais, prazos de execução e de entrega, cronogramas, sanções, obrigações das partes, casos de rescisão, aditamento e demais condições avençadas previstas no contrato e no Termo de Referência;

IV - fazer cumprir fielmente as cláusulas contratuais firmadas, de forma que a execução, tanto nas prestações de serviços quanto no fornecimento do material, atenda plenamente as especificações, prazos, valores, condições da proposta e demais condições avençadas;

V - acompanhar e controlar os prazos constantes no contrato, concernentes à entrega de bens, execução de serviços e medições legais;

VI - apontar nos casos específicos a necessidade da presença de profissional específico no auxílio das atividades de fiscalização;

VII - verificar a qualidade dos materiais e/ou dos serviços entregues, podendo exigir sua substituição ou refazimento quando não atenderem aos termos do que foi efetivamente contratado;

VIII - informar à Comissão Organizadora e ao fiscal titular/ suplente o descumprimento de qualquer cláusula contratual/editalícia, com a finalidade de subsidiar a tomada de decisão da Administração, agilizar a aplicação de penalidades e contribuir para o pleno adimplemento contratual;

IX - comunicar à Comissão de Fiscalização, as solicitações de esclarecimentos, a necessidade de alteração do Termo de Referência, o não recebimento de objetos ou qualquer outra falha na execução contratual;

X - verificar a regularidade dos serviços prestados e /ou dos produtos entregues pelo fornecedor, para fins de liquidação de parte ou da totalidade da obrigação financeira assumida pelo Ministério da Saúde, respectivamente à sua subcomissão, anexando no processo de fiscalização cópia das notas fiscais, protocolo de entrega de materiais, fotos, relatórios de atividades ou outro documento comprobatório necessário presente no documento elaborado pelo fiscal titular/suplente;

XI - realizar o ateste dos serviços realizados dentro das competências específicas, no que lhes couberem; e

XII - atuar com vistas à obtenção dos elementos comprobatórios necessários, conforme Termo de Referência do Contrato a ser publicado.

XIII - assistir e subsidiar com informações o Fiscal de Contrato Titular e seu suplente, cumprindo a estes as atribuições específicas previstas no artigo 67 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.

XIV - apresentar Relatório diário, conforme art. 23, ao final de cada dia do evento com as respectivas ocorrências, soluções e pendências, referentes as respectivas áreas de atuação

XV - atender as solicitações do fiscal titular/suplente.

Art. 23. Os relatórios diários elaborados pelos fiscais auxiliares designados para atuar em cada Subcomissão deverão contar com o auxílio dos técnicos respectivos e serem entregues ao Fiscal do Contrato ao final de cada dia para subsidiar a elaboração do Relatório Técnico Conclusivo, devendo conter, ao menos:

I - protocolo de entrega de todos os itens recebidos pela Subcomissão respectiva e a sua devida conformidade com o descrito no Termo de Referência;

II - descrição de todas as intercorrências e comunicações formalizadas com a empresa, de acordo com a documentação padrão a ser fornecida pelo fiscal titular/suplente;

III - descrição de eventuais alterações contratuais (autorizadas) ocorridas, descrevendo as justificativas em documentação padrão a ser fornecida pelo fiscal titular/suplente;

IV - apresentação das notas fiscais, fotos, filmagens, ou outros documentos comprobatórios necessários, conforme orientação do fiscal titular/suplente para comprovar serviços efetivamente executados;

V - relatório dos pontos positivos e negativos dos acontecidos no contexto das atividades da respectiva subcomissão;

VI - demais observações pertinentes à consecução dos objetivos e do objeto contratado;

VII - outras observações

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 24. As funções dos representantes das comissões e subcomissões não serão remuneradas e seu exercício será considerado serviço público relevante.

Art. 25. Os casos omissão serão resolvidos pela Comissão Organizadora com base na legislação em vigor, em especial a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, Lei nº 8.666, 1993.

Art. 26. O planejamento, a organização, as atividades da organização científica e a fiscalização relativas à 15ª EXPOEPI atenderam as disposições contidas nesta portaria.

Art. 27. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28. Fica revogada a Portaria nº 14, de 6 de junho de 2014.

ADEILSON LOUREIRO CAVALCANTE