PORTARIA Nº 7, DE 17 DE MARÇO DE 2005

Disciplina os procedimentos para realização de eventos no Âmbito da Secretaria de Vigilância em Saúde.

O SECRETÁRIO DE VIGILÂNCIA EM SAÚDE, no uso das atribuições que lhe confere o Art. 36, do Decreto nº 4.726, de 09 de junho de 2003, e considerando a necessidade de regulamentar os procedimentos para solicitação de eventos no Âmbito da Secretaria de Vigilância em Saúde, resolve:

Art. 1º - Estabelecer a Programação Trimestral de Eventos, com a finalidade de regulamentar as solicitações e agenda de eventos, no âmbito da Secretaria de Vigilância em Saúde.

§ 1º A programação de realização de evento deverá ser enviada pelas unidades, na forma do Anexo I, ao Núcleo de Comunicação do Gabinete da SVS - NUCOM/GAB/SVS, até o vigésimo dia do último mês do trimestre.

a) Nos casos de divergência nas informações prestadas, o NUCOM/GAB/SVS devolverá a proposta, solicitando ajustes necessários para retorno no prazo máximo de 1 (um) dia.

§ 2º O NUCOM/GAB/SVS procederá análise e consolidação das propostas, resultando na Programação citada no caput deste Artigo e seguirá para aprovação do Secretário de Vigilância em Saúde.

Art. 2º - Instituir, com o objetivo de implementar a Programação Trimestral de Eventos, os instrumentos para solicitação conforme descrito abaixo:

I. Formulário de Solicitação de Evento para licitação via Coordenação Geral de Recursos Logísticos - CGRL/SAA/SE/MS, na forma do Anexo II; e

II. Roteiro para Realização de Evento para financiamento via Unidade de Gerência de Projetos - UGP/SVS e Programa Nacional de Doenças Sexualmente Transmissíveis e Aids - PN-DST/Aids/SVS, na forma do Anexo III.

§ 1º Os instrumentos instituídos no caput deste Artigo serão utilizados nos casos em que o evento tenha composição acima de 10 participantes.

§ 2º A Coordenação Geral de Planejamento e Orçamento - CGPLO/SVS é a unidade responsável pelos encaminhamentos às solicitações para a CGRL/SAA/SE/MS.

§ 3º A UGP/SVS responderá pelas solicitações de financiamento pela UNESCO, PNUD e OPAS.

§ 4º O PN-DST/Aids/SVS responderá pelas solicitações de financiamento pela UNESCO e PNUD.

Art. 3º - Determinar que os responsáveis pelas coordenações gerais, quando da realização de eventos a serem financiados pela SVS, encaminhem Formulário ou Roteiro para aprovação do respectivo Diretor, com objetivo de atender aos procedimentos administrativos adotados pelo Ministério da Saúde, bem como pelos organismos internacionais.

Parágrafo único. Para as coordenações gerais diretamente subordinadas ao Secretário, a solicitação de evento deverá ser encaminhada para aprovação da Chefia de Gabinete/SVS.

Art. 4º - As solicitações para realização de evento deverão, obrigatoriamente, atender ao seguinte procedimento:

I. Os formulários instituídos pelo Art. 2º desta Portaria, após aprovação do Diretor, serão submetidos à análise do NUCOM/ GAB/SVS que, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis, encaminhará à CGPLO/SVS ou à UGP/SVS;

II. A CGPLO/SVS, unidade responsável pela execução orçamentária pelo Ministério da Saúde, procederá a análise e indicação da disponibilidade orçamentária, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis e encaminhará à Chefia de Gabinete/SVS;

III. A UGP/SVS, responsável pela execução por meio de organismo internacional, avaliará a solicitação, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis e encaminhará para autorização do Chefe de Gabinete/ SVS; e

IV. O PN-DST/Aids/SVS, responsável pela execução por meio do Projeto AIDS III, avaliará a solicitação, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis e, após aprovação do Diretor de Programa, encaminhará para autorização do Chefe de Gabinete/SVS.

Art. 5º - A Chefia de Gabinete/SVS autorizará a realização do evento, após avaliação dos procedimentos adotados pelas unidades da SVS envolvidas neste fluxo - NUCOM/GAB/SVS, CGPLO/SVS, UGP/SVS e PN-DST/Aids/SVS.

Parágrafo único. Nos casos em que se constatar inconsistência de informações no andamento do processo, as unidades citadas no caput deste Artigo solicitarão à área responsável os ajustes necessários.

Art. 7º - Estabelecer a obrigatoriedade do preenchimento dos instrumentos dispostos nos anexos II e III, ressaltado que:

I. O Formulário de Solicitação de Evento, Anexo II, deverá ser encaminhado à CGPLO/SVS com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias da data do evento; e

II. O Roteiro para Realização de Evento, Anexo III, deverá ser encaminhado:

a) à UGP/SVS com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco) dias da data do evento; e

b) ao PN-DST/Aids/SVS com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da data do evento.

Art. 7º - Estabelecer, na forma do Anexo IV, o Relatório de Evento que deverá ser encaminhado ao NUCOM/GAB/SVS, no prazo máximo de 15 (quinze) dias úteis após o término do evento.

Parágrafo único. O atraso na entrega do Relatório de Eventos implica na inviabilidade da realização de novos eventos pela área solicitante.

Art. 8º - Definir que, para eventos a serem realizados fora de Brasília, a Coordenação-Geral deverá apresentar justificativa consubstanciada, para aprovação do Diretor e deferimento do Secretário de Vigilância em Saúde.

Art. 9º - Para eventos a serem realizados em conjunto com as demais secretarias do Ministério da Saúde, a solicitação deverá ser encaminhada para conhecimento e aprovação do Secretário de Vigilância em Saúde.

Art. 10 - É de responsabilidade dos coordenadores gerais e dirigentes de departamentos e diretorias a adoção das medidas necessárias para o fiel cumprimento desta Portaria.

Art. 11 - Exceções a esta Portaria serão tratadas individualmente e seguirão para deferimento do Secretário de Vigilância em Saúde.

Parágrafo único. Nos casos em que o evento esteja fora da Programação aprovada pelo Secretário, será adotado o procedimento citado no caput deste Artigo.

Art. 12 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

JARBAS BARBOSA DA SILVA JÚNIOR

ANEXO I

Ministério da Saúde
Secretária de Vigilância em Saúde
PROGRAMAÇÃO TRIMESTRAL DE EVENTOS

ANEXO II

Ministério da Saúde
Secretária de Vigilância em Saúde
FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE EVENTO IDENTIFICAÇÃO

RECURSOS NECESSÁRIOS

1. DESLOCAMENTO

1.1 Emissão de passagem nacional - Quantidade: ________

2.1 Emissão de passagem internacional - Quantidade: ____

1.1 Auxílio deslocamento/Ajuda de custo - Quantidade:

______________ e valor monetário ______________

2. HOSPEDAGEM

2.1 Apto Duplo - Quantidade: ____________________
Check in - a partir das _____ horas do dia ____/____/___
Check out - até às _____ horas do dia ____/____/___

2.2 Apto Single - Quantidade:____________________
Check in - a partir das _____ horas do dia ____/____/___
Check out - até às _____ horas do dia ____/____/___

3. ALIMENTAÇÃO

3.1 Almoço - Quantidade de dias: ____________________

3.2 Jantar (para participantes hospedados, de acordo com Check in e Check out)

Quantidade de jantares (média estimada): ______________

3.3 Coffee break - Quantidade de dias: ________________

3.4 Água e café - durante todos os dias (de acordo com o consumo)

4. ESPAÇO FÍSICO

4.1 Auditório - Quantidade: ____ (Capacidade para ____ de participantes por dia)

4.1.1 Normal

4.1.2 Em “U”

4.1.3 Outros. Especificar ____________________________

4.2 Sala de reunião/trabalho de grupo - Quantidade: ____(Capacidade para _____ de participantes/dia)

4.3 Sala de apoio/secretária - Quantidade: ____

5. EQUIPAMENTOS

5.1 Para Auditório Sistema de sonorização com _____ microfone (s) sem fio, _____ microfone (s) com fio

Sistema de gravação

Tela de projeção

Projetor multimídia (CPU com placa USB, pacote Office, gravadora de CD, teclado, mouse, monitor de vídeo)

Ponteira Laser

Retro projetor

Operador para sistema de sonorização, gravação e projeção Flip chart

5.2 Para Sala de reunião/trabalho de grupo Computador (pacote Office completo, gravadora de CD e entrada para memory key)

Impressora colorida

Flip chart

Papel para impressora

Pincel atômico (cores variadas)

5.3 Para de apoio/secretária

Computador (pacote Office completo, gravadora de CD, entrada para memory key e internet banda larga)

Impressora colorida

Mesa (quantidade: ____ ) e cadeira (quantidade: _____ )

Linha telefônica (com aparelho) para ligações locais, interurbanas e celulares

Linha telefônica (com aparelho) com bloqueio pra ligações interurbanas e celulares

Aparelho de fax

Aparelho de xérox

Armário para guarda de material

6. MATERIAL DE EXPEDIENTE

Pasta: quantidade: _______ e modelo ________________
Bloco de anotações: quantidade: _____ e modelo ________
Caneta: quantidade: _________ e modelo ______________
Lápis: quantidade: _________ e modelo _______________
CD: quantidade: _________ e modelo _________________
Disquete 2HD: quantidade: _________
Resma de papel: quantidade: _________ e modelo ______

INFORMAÇÕES ADICIONAIS

Data:_____/__________/_______
Assinatura e carimbo da Chefia Imediata

Data:_____/__________/_______
Assinatura e carimbo do Diretor

ANEXO III

Ministério da Saúde
Secretária de Vigilância em Saúde

ANEXO IV

Ministério da Saúde
Secretária de Vigilância em Saúde

RELATÓRIO DE EVENTO
1. NOME DO EVENTO