PORTARIA Nº 18, DE 16 DE SETEMBRO DE 2015

Dispõe sobre a criação, a composição e as atribuições da Comissão Organizadora da 2ª Conferência Global de Alto Nível sobre a Segurança no Trânsito - Tempo de Resultados - do Ministério da Saúde, a ser realizada em Brasília, no período de 17 a 19 de novembro de 2015.

O SECRETÁRIO DE VIGILÂNCIA EM SAÚDE, no uso das atribuições que lhe confere o art. 55, do anexo ao Decreto nº 8.065, de 7 de agosto de 2013, e

Considerando a Portaria SE/MS nº 239, de 17 de março de 2011, que dispõe sobre as normas e procedimentos a serem adotados para a realização de eventos pelos órgãos da administração direta do Ministério da Saúde; resolve:

Art. 1º Instituir a Comissão Organizadora da 2ª Conferência Global de Alto Nível sobre Segurança no Trânsito - Tempo de Resultados - do Ministério da Saúde, a ser realizada no período de 17 a 19 de novembro de 2015.

Art. 2º. Compete à Comissão Organizadora planejar, organizar, realizar e fiscalizar a 2ª Conferência Global de Alto Nível sobre a Segurança no Trânsito - Tempo de Resultados - do Ministério da Saúde.

Art. 3º A Comissão Organizadora será composta por dirigentes, servidores, fiscal de contrato, auxiliares do fiscal de contrato e seus respectivos suplentes, técnicos auxiliares da Secretaria de Vigilância em Saúde e, se necessário, por representantes indicados pela Subsecretaria de Assuntos Administrativos (SAA/SE/MS) para integrarem:

I - Coordenação Geral;

II - Subcomissão de Hospedagem e Transporte;

III - Subcomissão de Salas e Comunicação;

IV - Subcomissão de Cerimonial;

V - Subcomissão da Área de Exposição, Depósito e Credenciamento;

VI - Subcomissão de Alimentação e Bebidas;

VII - Subcomissão de Recursos Humanos; e

VIII - Subcomissão de Relatoria Temática.

Art. 4º Todas as subcomissões serão compostas por pelo menos 02 (dois) servidores do Ministério da Saúde, estes designados como fiscal auxiliar e respectivo suplente, e por técnicos com experiência na realização de eventos, todos indicados pelo Chefe de Gabinete da Secretaria de Vigilância em Saúde.

§ 1° As competências e atribuições do fiscal de contrato, fiscais auxiliares e respectivos suplentes devem ser concentradas prioritariamente nas funções de fiscalização previstas em lei e nesta portaria; e estes deverão trabalhar de maneira integrada com a equipe técnica, podendo auxiliá-la, no que couber.

§ 2° Os integrantes da Comissão Organizadora deverão estar presentes durante todo o horário do evento, cada um em atenção às suas atribuições específicas e, se necessário, caberá aos representantes da Coordenação Geral decidir sobre os respectivos turnos e escalas de horário individual.

CAPÍTULO I

DA COORDENAÇÃO GERAL DA COMISSÃO ORGANIZADORA

Art. 5º A Coordenação Geral da Comissão Organizadora será composta pelo:

I - Diretor(a) do Departamento de Vigilância de Doenças e Agravos Não Transmissíveis e Promoção da Saúde (DANTPS);

II - Coordenador(a) da Coordenação Geral de Doenças e Agravos Não Transmissíveis e Promoção da Saúde (CGDANT);

III - Coordenador(a) do Núcleo de Comunicações (NUCOM);

IV - Coordenador do Núcleo de Eventos e Cerimonial (NEC); e

V - fiscal do contrato e seu respectivo suplente.

Art. 6º Compete à Coordenação Geral da Comissão Organizadora:

I - definir o cronograma de reuniões com a empresa contratada e com os fiscais designados;

II - elaborar e apresentar aos fiscais auxiliares das subcomissões a documentação padrão e orientações para execução dos trabalhos de fiscalização;

III - orientar a elaboração e consolidar os relatórios diários e o relatório técnico conclusivo de cada subcomissão;

IV - decidir sobre pedidos de alteração de objeto de entrega, solicitação de documentos comprobatórios, glosa e solicitação de esclarecimentos e providências; e

V - organizar as escalas de horário de trabalho, se necessário.

CAPÍTULO II

DO FISCAL DE CONTRATO, FISCAIS AUXILIARES E SEUS RESPECTIVOS SUPLENTES

Art. 7º Compete ao fiscal do contrato, fiscais auxiliares e respectivos suplentes:

I - providenciar a autuação de protocolo de fiscalização imediatamente após o recebimento do processo de contratação da empresa;

II - juntar ao processo de fiscalização, em ordem cronológica, todos os registros pertinentes à fiscalização, tais como documentações, anotações, atas de reuniões, registros de telefonemas, protocolos de entrega de material, mensagens por correio eletrônico e outros documentos necessários ao bom acompanhamento do contrato;

III - conhecer condições contratuais, prazos de execução e de entrega, cronogramas, sanções, obrigações das partes, casos de rescisão, aditamento e demais condições avençadas previstas no contrato e no Termo de Referência;

IV - fazer cumprir fielmente as cláusulas contratuais firmadas, de forma que a execução, tanto nas prestações de serviços quanto no fornecimento do material, atenda plenamente às especificações, aos prazos, aos valores, às condições da proposta e às demais condições avençadas;

V - acompanhar e controlar os prazos constantes no contrato, concernentes à entrega de bens, à execução de serviços e às medições legais;

VI - apontar, nos casos específicos, a necessidade da presença de profissional expert no auxílio das atividades de fiscal;

VII - verificar a qualidade dos materiais e/ou dos serviços entregues, podendo exigir sua substituição ou refazimento quando não atenderem aos termos do que foi efetivamente contratado;

VIII - informar à Coordenação Geral da Comissão Organizadora o descumprimento de prazo de entrega de material ou realização de serviços ou etapas de serviços, com a finalidade de subsidiar a tomada de decisão da Administração quanto ao adimplemento contratual, inclusive agilizar a aplicação de penalidades vinculadas às obrigações da contratada;

IX - comunicar, por escrito, à Coordenação Geral e à empresa contratada, qualquer constatação de falha na prestação e, se couber, qual o prazo para sua solução em conformidade com o contrato firmado entre as partes;

X - comunicar, por escrito, à Coordenação Geral, quais as pendências não solucionadas, após esgotados recursos e tratativas de sua competência;

XI - verificar a regularidade dos serviços prestados e/ou dos produtos entregues pelo fornecedor, para fins de liquidação de parte ou da totalidade da obrigação financeira assumida pelo Ministério da Saúde, anexando no processo de fiscalização cópia da Nota Fiscal de cobrança enviada para pagamento ou outro documento comprobatório;

XII - apresentar Relatório Resumido diário, ao final de cada dia do evento, com as respectivas ocorrências;

XIII - apresentar Relatório Técnico Conclusivo detalhado ao final do evento; e

XIV - comunicar, por escrito, ao fiscal de contrato ou respectivo suplente da Coordenação Geral da Comissão Organizadora, a necessidade de autorização para alteração de item solicitado no Termo de Referência e demais providências junto à empresa contratada.

Parágrafo único. Os fiscais auxiliares e seus respectivos suplentes devem assistir e subsidiar com informações o fiscal de contrato e seu suplente, cumprindo a estes as atribuições específicas previstas no artigo 67 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, que regulamenta o artigo 37, inciso XXI, da Constituição Federal.

CAPÍTULO III

DAS SUBCOMISSÕES

Seção I

Da Subcomissão de Hospedagem e Transporte

Art. 8° A Subcomissão de Hospedagem e Transporte será composta:

I - por 03 (três) membros designados para auxiliar tecnicamente os serviços de hospedagem;

II - por 03 (três) membros designados para auxiliar tecnicamente os serviços de transporte; e

III - por 01 (um) fiscal auxiliar e 01 (um) suplente.

Art. 9º Incumbe aos técnicos e fiscais designados para a Subcomissão de Hospedagem e Transporte atuarem nos hotéis onde haja participantes com hospedagem custeada pelo Ministério da Saúde.

Art. 10. Cumpre aos técnicos de hospedagem e transporte:

I - acompanhar a entrada (check in) e saída (check out) dos participantes no estabelecimento hoteleiro;

II - entregar a carta de boas-vindas aos participantes do evento, no momento da chegada no hotel;

III - colher a assinatura na lista de hospedagem, jantar e transfer; e

IV - comunicar ocorrências ao fiscal auxiliar e/ou respectivo suplente.

Art. 11. Compete ao fiscal auxiliar e ao suplente da Subcomissão de Hospedagem e Transporte:

I - solucionar os problemas referentes à hospedagem e ao transporte juntamente com a empresa contratada;

II - atuar junto ao hotel para obter a documentação necessária para a formalização do Relatório Técnico Conclusivo;

III - coordenar os serviços de translado juntamente com a equipe técnica e empresa contratada;

IV - apresentar para o fiscal do contrato o Relatório Resumido diário, ao final de cada dia do evento, com as respectivas ocorrências, soluções e pendências; e

V - apresentar, ao final do evento, Relatório Técnico Detalhado, contendo o plano de transporte, as listas assinadas por dia, fotos e quaisquer outros documentos comprobatórios necessários.

Seção II

Da subcomissão de salas e comunicação

Art.12. A Subcomissão de Salas e Comunicação será composta:

I - por 04 (quatro) membros designados para auxiliarem tecnicamente os serviços de "sala";

II - por 03 (três) membros designados para auxiliarem tecnicamente os serviços de comunicação;

III - por 01 (um) representante da SAA/SE/MS, se necessário; e

IV - por 01 (um) fiscal auxiliar e 01 (um) suplente.

Art. 13. Cumpre aos técnicos dos serviços de "sala" e ao fiscal auxiliar e suplente:

I - coordenar e acompanhar a montagem das salas e demais estruturas, de acordo com a planta baixa e o layout do espaço;

II - coordenar e acompanhar a instalação dos equipamentos, verificando o funcionamento e os prazos de entrega;

III - acompanhar se houve o cumprimento da identidade visual prevista em contrato juntamente com os técnicos dos serviços de comunicação; e

IV - verificar a execução do serviço de limpeza das salas.

Art. 14. Cumpre aos técnicos dos serviços de comunicação: I - acompanhar as principais mesas e elaborar textos para o site do evento;

II - coordenar os fotógrafos contratados e selecionar fotos do evento para o site;

III - acompanhar se houve o cumprimento da identidade visual prevista em contrato;

IV - acompanhar as entrevistas a que as autoridades do Ministério sejam requisitadas;

V - atender a imprensa de outros países participantes; e

VI - comunicar ao fiscal auxiliar e/ou suplente as divergências e dificuldades na execução dos trabalhos em razão de descumprimento de obrigação contratual.

Art. 15. Compete ao fiscal auxiliar e ao suplente da Subcomissão de Salas e Comunicação:

I - apresentar para o fiscal do contrato o Relatório Resumido diário, ao final de cada dia do evento, com as respectivas ocorrências, soluções e pendências; e

II - apresentar, ao final do evento, Relatório Técnico Detalhado, contendo planta baixa, layout, fotos que comprovem as estruturas montadas nas salas, bem como os demais equipamentos instalados.

Seção III

Da subcomissão de cerimonial

Art. 16. A Subcomissão de Cerimonial será composta:

I - por 02 (dois) membros da Secretaria de Vigilância em Saúde;

II - por 02 (três) membros do Gabinete do Ministro;

III - por 02 (dois) membros de outros entes públicos, se necessário; e

IV - por 1 (um) fiscal auxiliar e 01 (um) suplente.

Art. 17. Cumpre aos membros integrantes da Subcomissão de Cerimonial:

I - organizar as cerimônias do evento;

II - prestar assessoria às mesas de abertura;

III - recepcionar as autoridades presentes no evento; e

IV - coordenar a sala V.I.P.

Art.18. Compete ao fiscal auxiliar e ao suplente da Subcomissão de Cerimonial:

I - apresentar para o fiscal do contrato o Relatório Resumido diário, ao final de cada dia do evento, com as respectivas ocorrências, soluções e pendências; e

II - apresentar, ao final do evento, Relatório Técnico Detalhado, contendo fotos dos espaços e outros documentos que se fizerem necessários.

Seção IV

Da subcomissão da área de exposição, depósito e credenciamento

Art. 19. A Subcomissão da Área de Exposição, Depósito e Credenciamento será composta:

I - por 05 (cinco) membros designados para auxiliarem tecnicamente os serviços de área de exposição, depósito e credenciamento; e

II - por 01 (um) fiscal auxiliar e 01 (um) suplente.

Art.20. Compete à Subcomissão da Área de Exposição, Depósito e Credenciamento:

I - acompanhar a montagem da área de exposição, de acordo com a planta baixa e layout do espaço, com a participação de engenheiro indicado pela SAA/SE/MS;

II - autorizar a entrada e a retirada dos materiais do depósito a serem distribuídos no estande, no credenciamento e em outros espaços;

III - receber, controlar e organizar os materiais a serem distribuídos no estande, no credenciamento e em outros espaços;

IV - coordenar a organização das equipes que irão trabalhar nos estandes;

V - acompanhar a instalação do banco de dados dos participantes; e

VI - verificar a execução do serviço de limpeza da área de exposição, do depósito e do credenciamento.

Art.21. Compete ao fiscal auxiliar e ao suplente:

I - pugnar pela solução dos problemas constatados com o credenciamento de participantes, juntamente com a Coordenação Geral da Comissão Organizadora e da empresa contratada para a realização do evento;

II - verificar a execução do serviço de limpeza da área de exposição, do depósito e do credenciamento e pugnar pela solução dos problemas constatados, juntamente com a Coordenação Geral da Comissão Organizadora e da empresa contratada;

III - apresentar para o fiscal do contrato o Relatório Resumido diário, ao final de cada dia do evento, com as respectivas ocorrências, soluções e pendências; e

IV - apresentar, ao final do evento, Relatório Técnico Detalhado, contendo planta baixa, layout, fotos que mostrem as estruturas montadas nos estandes e os demais equipamentos instalados, modelo da ficha de controle da entrega de materiais, além de outros documentos que se façam necessários.

Seção V

Da subcomissão de alimentação e bebidas

Art. 22. A Subcomissão de Alimentação e Bebidas será composta: I - por 02 (dois) membros da Secretaria de Vigilância em Saúde; e

II - por 01 (um) fiscal auxiliar e 01 (um) suplente.

Art. 23. É competência da Subcomissão de Alimentação e Bebidas:

I - controlar, diariamente, a lista do almoço, por meio de leitor óptico e voucher;

II - verificar os serviços de água, café, chá, leite e lanche , observando se estão de acordo com o demandando para o evento, bem como se estão sendo cumpridos os horários estabelecidos;

III - controlar a distribuição de voucher para o coquetel, bem como verificar se o serviço está de acordo com o demandando para o evento e se está sendo cumprido o horário estabelecido; e

IV - verificar a execução dos serviços de limpeza da área de alimentação.

Art. 24. Compete ao fiscal auxiliar e ao suplente:

I - acompanhar o número de refeições consumidas no primeiro dia e o número de credenciados para o dia seguinte do evento e, em caso de necessidade de alteração, anexar o documento "padrão de alteração de objeto", com a respectiva justificativa;

II - apresentar para o fiscal do contrato o Relatório Resumido diário, ao final de cada dia do evento, com as respectivas ocorrências, soluções e pendências; e

III - apresentar, ao final do evento, Relatório Técnico Detalhado, contendo fotos e quaisquer outros documentos comprobatórios necessários.

Seção VI

Da subcomissão de recursos humanos

Art. 25. A Subcomissão de Recursos Humanos será composta:

I - por 03 (três) membros da Secretaria de Vigilância em Saúde; e

II - por 01 (um) fiscal auxiliar e 01 (um) suplente.

Art. 26. Compete à Subcomissão de Recursos Humanos:

I - Verificar a entrega do relatório circunstanciado das atividades diárias desenvolvidas pelos profissionais de recursos humanos, inclusive de seus respectivos coordenadores;

II - verificar, por lista de ponto, a presença dos profissionais contratados, observando se está de acordo com o demandando para o evento;

III - acompanhar as atividades dos profissionais e verificar os casos que se enquadram em horas extras, se houver, com a respectiva justificativa; e

IV - atuar para uma possível substituição ou realocação de profissionais e anotar as ocorrências em registro próprio.

Art.27. Compete ao fiscal auxiliar e ao suplente:

I - apresentar para o fiscal do contrato o Relatório Resumido diário, ao final de cada dia do evento, com as respectivas ocorrências, soluções e pendências; e

II - apresentar, ao final do evento, Relatório Técnico Detalhado com as principais ocorrências e documentos comprobatórios necessários.

Seção VII

Da subcomissão de relatoria temática

Art. 28. A Subcomissão de Relatoria Temática será composta por até 25 (vinte e cinco) membros do DANTPS.

Art. 29. Compete à Subcomissão de Relatoria Temática:

I - elaborar relatório sobre os temas abordados nas salas, nas sessões plenárias e nas sessões e eventos paralelos; e

II - entregar, aos fiscais da Coordenação Geral, em até 10 dias corridos após o final do evento, os relatórios elaborados. Parágrafo único. Caberá aos próprios integrantes da Subcomissão organizarem-se de forma que haja a participação de 01 (um) membro de cada área técnica nas atividades programadas para as salas, sessões plenárias e sessões e eventos paralelos.

Art. 30. Os relatórios elaborados pelas subcomissões deverão ser entregues ao fiscal do contrato para subsidiar a elaboração do Relatório Técnico Conclusivo, conforme artigo 12 da Portaria SE/MS nº 239, de 17 de março de 2011, devendo conter, ao menos:

I - protocolo de entrega de todos os itens recebidos pela subcomissão respectiva e a sua devida conformidade com o descrito no Termo de Referência;

II - descrição de todas as intercorrências e comunicações formalizadas com a empresa, de acordo com a documentação padrão (protocolo de entrega de material, formulário de ata de reunião, formulário de acompanhamento da execução dos serviços contratados, formulários de solicitação de esclarecimentos e providências, início e final do acompanhamento da execução dos serviços contratados e outros que se fizerem necessários);

III - descrição das alterações dos itens previstos no Termo de Referência, informando as justificativas em "protocolo de alteração de objeto";

IV - apresentação de notas fiscais ou outros documentos comprobatórios dos serviços efetivamente executados;

V - relatório dos pontos positivos e negativos das atividades da respectiva subcomissão;

VI - demais observações pertinentes à consecução dos objetivos e do objeto contratado;

VII - fotos que comprovem a execução dos serviços fiscalizados; e

VIII - demais elementos comprobatórios necessários.

Art. 31. As funções dos representantes da Coordenação Geral e das subcomissões não serão remuneradas e seu exercício será considerado como serviço público relevante.

Art. 32. Os casos omissos serão resolvidos pela Comissão Organizadora com base na legislação em vigor, em especial a Lei nº 8.112, de 1990, a Lei nº 8.666, de 1993 e a Portaria SE/MS nº 239, de 17 de março de 2011.

Art. 33. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ANTONIO CARLOS FIGUEIREDO NARDI